Clasificación y organización

El sistema de clasificación de puestos

El Sistema de Clasificación de Puestos se basa en dos principios fundamentales:

1. Debería existir igualdad de remuneración por un trabajo sustancialmente igual.
2. Las variaciones salariales deben ser proporcionales a las diferencias sustanciales en la dificultad, la responsabilidad y las calificaciones requeridas.

En el sistema de clasificación del Programa General (GS), los puestos individuales se clasifican en un grupo ocupacional, una serie que representa una ocupación específica dentro de ese grupo y un grado apropiado que tiene un rango salarial previsto por ley. Lo mismo se aplica a la clasificación del Sistema Salarial Federal (FWS), excepto que los rangos salariales se basan en las tasas vigentes, es decir, las tasas que pagan los empleadores privados por un trabajo similar en el área salarial. Las tasas se establecen mediante encuestas salariales geográficas.

El Manual de grupos y familias ocupacionales (Parte I para GS y Parte 2 para FWS) define cada grupo y serie ocupacional establecido por la Oficina de Administración de Personal (OPM). Las normas de clasificación de puestos, emitidas por la OPM, brindan orientación y criterios para determinar la clasificación adecuada de puestos en ocupaciones específicas.

Clasificación relacionada:

Gestión de puestos, equilibrio entre economía y eficiencia

Los directores, gerentes y supervisores deben diseñar organizaciones que utilicen los grados más bajos posibles para cumplir la misión; prever líneas normales de progresión profesional; eliminar niveles excesivos de supervisión; y evitar la asignación de empleados a descripciones de puestos que no coincidan con el trabajo asignado y realizado.

Hay dos principios subyacentes para equilibrar la economía y la eficiencia dentro de una organización:

1. Diseñar puestos que cumplan eficazmente la misión y motiven al empleado a realizar el trabajo requerido.
2. Diseñar y estructurar organizaciones que sean efectivas y económicas.

Los gerentes están obligados a:

• Diseñe puestos en torno a habilidades y tareas esenciales de la misión en lugar de en función de las calificaciones personales de un empleado.
• Diseñar puestos que promuevan la progresión profesional siempre que sea posible; explorar todas las oportunidades para rediseñar puestos de trabajo hacia abajo para fomentar el nivel de entrada, la movilidad ascendente y el crecimiento profesional.
• Asegúrese de que la proporción de supervisores por empleado sea coherente con la política y los objetivos.

Revisar las estructuras organizacionales para identificar y eliminar puestos o elementos organizacionales que desempeñen funciones similares o dupliquen esfuerzos laborales. Revisar todas las vacantes en detalle para determinar su necesidad.

Los gerentes deben esforzarse por combinar funciones homogéneas; combinar tareas del mismo nivel. Un buen diseño de puestos de trabajo empodera a los empleados mediante la delegación de mayor responsabilidad y autoridad.

Los especialistas en recursos humanos están disponibles para brindar asistencia y orientación a los supervisores y gerentes cuando se lo soliciten. Los especialistas en recursos humanos (clasificación) también están disponibles para brindar asistencia y orientación en términos de asesoramiento sobre el impacto de los estándares de clasificación de puestos y la coherencia organizacional en la clasificación de puestos.

Preparación de una descripción del puesto (PD)

La descripción del puesto, comúnmente conocida como PD, describe brevemente las principales funciones y responsabilidades de un puesto o de varios puestos. El uso principal de las PD es para fines de clasificación y remuneración. Sin embargo, una PD también sirve como base para preparar el plan/objetivos de desempeño de un empleado, preparar un plan de capacitación formal o revisar y evaluar la experiencia laboral actual o anterior del empleado.

Dado que un supervisor determina las asignaciones de trabajo para los empleados que supervisa, se desprende que debe tener la responsabilidad de garantizar que la descripción del trabajo describa con precisión las funciones y responsabilidades requeridas y desempeñadas. En concreto, debe tener en cuenta lo siguiente:

• Misión
• Economía y eficiencia
• Motivación de los empleados
• Desarrollo profesional/escalones
• Reclutamiento y retención
• Un equilibrio de aprendices a un nivel de rendimiento completo
• Productividad

Los supervisores deben preparar descripciones de puestos redactadas recientemente solo cuando no exista una descripción clasificada estándar para el puesto. Las descripciones de puestos deben ser lo más breves posible y, al mismo tiempo, incluir todos los datos importantes.

Adecuación de la descripción del puesto (PD)

Un PD es adecuado cuando contiene información suficiente para determinar el título, la serie y el grado del puesto. Los elementos esenciales incluyen:

1. Funciones principales que demuestran los conocimientos, habilidades y capacidad necesarios para realizar tareas importantes del trabajo.
2. Porcentaje de tiempo dedicado a cada tarea principal.
3. Una declaración sin numeración al final de las funciones principales: "Realiza otras tareas según se le asignen". Esto deja en claro que la asignación de funciones a los empleados no está limitada por el contenido de la descripción del puesto. Sin embargo, los supervisores deben evitar asignar a los empleados funciones incidentales que no sean apropiadas para sus puestos y calificaciones.

Formato PD

Los PD se redactan en varios formatos según el tipo de puesto. Los PD deben prepararse en el formato de la norma utilizada para evaluar el trabajo de control de calificaciones. A continuación, se proporciona información sobre los distintos formatos que se utilizan.

A. Narrativa/Tradicional:

1. Controles de supervisión
2. Introducción
3. Deberes y responsabilidades
4. Otros hechos significativos
5. Declaración de evaluación (el tipo de evaluación varía según el estándar de clasificación utilizado).

B. Sistema de Evaluación Factorial (FES):

• Funciones principales
• Evaluación factorial:
  • Factor 1. Conocimientos requeridos por el puesto
  • Factor 2. Controles de supervisión
  • Factor 3. Directrices
  • Factor 4. Complejidad
  • Factor 5. Alcance y efecto
  • Factor 6. Contactos personales
  • Factor 7. Finalidad de los contactos
  • Factor 8. Demandas físicas
  • Factor 9. Entorno laboral

Para cada descriptor de factor se asignan los puntos correspondientes en función de la descripción de las funciones de cada descriptor. Se asignan puntos totales y se convierten al grado según lo define el estándar de clasificación de puestos.

C. Sistema Salarial Federal:

1. Controles de supervisión
2. Introducción
3. Deberes y responsabilidades
4. Ambiente de trabajo
5. Demandas físicas
6. Declaración de evaluación (el tipo de evaluación varía según el estándar de clasificación utilizado)

Todos los PD requieren la preparación de una evaluación y declaración de clasificación completa.

Designaciones de supervisión o gerenciales

La responsabilidad principal de los programas del USDA recae en los gerentes o supervisores, quienes son responsables de garantizar que la misión del USDA se cumpla de manera eficaz y eficiente.

Una gran parte de la responsabilidad de la gestión de programas es la gestión del personal que hace que todo funcione. Los funcionarios de gestión toman constantemente decisiones que afectan directa o indirectamente al personal del USDA. Debido a esta criticidad, las personas deben cumplir un período de prueba, normalmente un año, antes de que la asignación inicial como supervisor o gerente sea definitiva. Durante el período de prueba, se evalúa al nuevo supervisor o gerente en cuanto a las cualidades y características esenciales para un desempeño eficaz y, si no tiene éxito, se lo destituye del puesto.

Las descripciones de puestos describen las funciones y responsabilidades de gestión de personal y/o programas de los puestos de gestión. Un especialista en recursos humanos revisa los requisitos de descripción de puestos en relación con las guías y normas de la Oficina de Gestión de Personal (OPM) para determinar qué código de gestión o supervisión designar en la hoja de presentación del PD AD-332, OF-8 o equivalente.

Un especialista en recursos humanos revisa los requisitos de descripción del puesto en relación con las guías y estándares de la Oficina de Administración de Personal (OPM) para determinar qué estado gerencial o de supervisión corresponde.

Auditoría o revisión de puestos

Una auditoría formal de puesto o una revisión de puesto con un empleado o su supervisor es una herramienta que utilizan los especialistas en clasificación para reunir información de primera mano sobre un puesto en particular. Es una entrevista diseñada para destacar los aspectos clave o principales de un puesto. Los resultados se comparan luego con los estándares de clasificación de puestos actuales de la Oficina de Gestión de Personal (OPM) y otros materiales de la organización para garantizar que la descripción del puesto describa con precisión las principales funciones y esté clasificada correctamente.

Las auditorías de puestos se realizan por teléfono o en el lugar de trabajo del empleado (auditoría in situ) siempre que sea posible. Las auditorías in situ se realizan solo como último recurso para obtener información pertinente que de otro modo no se podría obtener. Una auditoría solo se lleva a cabo cuando se proponen o han ocurrido cambios significativos en un puesto, como: cambios de misión; reducción de personal; reorganizaciones; avances tecnológicos; tareas adicionales, eliminación de programas, prácticas y requisitos obsoletos, etc.; cuando se determina que se necesita información adicional para clasificar el puesto. Estos y otros cambios pueden tener un impacto en la clasificación del puesto en términos de su título, plan de pago, serie y grado. Estos elementos de clasificación no solo determinan el salario que se le pagará al empleado, sino que categorizan la experiencia laboral que obtendrá mientras ocupa el puesto y especifican los requisitos de calificación (conocimientos, habilidades y capacidades) necesarios para cubrir el puesto.

Es fundamental que el gerente informe y coordine de inmediato con la oficina de recursos humanos a la que presta servicios cuando se propongan cambios en los puestos y la estructura organizacional. El Reglamento Departamental N.° 1010-001, Organización, proporciona orientación y políticas regulatorias sobre las propuestas de cambio de la estructura o actividad de una organización.

Sensibilidad de posición

Ciertos puestos dentro del USDA implican tareas delicadas, incluido el acceso a información clasificada. La mala conducta, la acción ilegal o incluso la inacción por parte de un empleado que ocupe un puesto designado como confidencial podrían comprometer directamente la seguridad nacional. En aras de la seguridad nacional, se debe tener cuidado al seleccionar a las personas que ocupen puestos confidenciales.

Las designaciones de sensibilidad de posición válidas son:

1. No sensible (riesgo bajo)
2. Confianza pública no sensible (riesgo alto, riesgo moderado)
3. Sensible no crítico (riesgo alto o riesgo moderado)
4. Sensibilidad especial o sensibilidad crítica (riesgo alto)

La sensibilidad de los puestos determina el tipo de investigación de seguridad que se requiere antes de que se pueda asignar a las personas a puestos sensibles y otorgarles el nivel de autorización correspondiente (por ejemplo, SECRETO, ALTO SECRETO, etc.). El sitio web de la OPM proporciona acceso a una herramienta de designación de puestos para ayudar a las agencias a evaluar y determinar el nivel de autorización requerido para todos sus puestos. Las investigaciones de seguridad para puestos sensibles suelen tardar hasta un año en completarse y son bastante costosas. Por lo tanto, es importante que solo los puestos que realmente cumplan con los criterios de sensibilidad se designen como tales.

La autoridad para designar la sensibilidad de los puestos se delega de los gerentes a los supervisores de primer nivel. El personal de operaciones de recursos humanos trabajará con los supervisores/gerentes para garantizar que las designaciones de sensibilidad de los puestos bajo su control sean correctas y coherentes con los requisitos de acceso de seguridad. Las operaciones de recursos humanos se asegurarán de que la designación de sensibilidad se anote correctamente en la hoja de presentación de PD (AD-332, OF-8 o equivalente) y se ingrese en el sistema automatizado de nómina/personal.

Ley de Normas Laborales Justas (FLSA)

La gerencia debe saber si sus empleados están cubiertos por la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés) y qué significa esa cobertura. El estado de exención de la FLSA del empleado se muestra en la descripción del puesto y en el sistema automatizado de nómina/personal de la agencia.

Identificará EXENTO o NO EXENTO . La FLSA establece estándares mínimos tanto para los salarios como para los derechos a horas extra y especifica los procedimientos administrativos mediante los cuales se debe compensar el tiempo de trabajo cubierto. Las definiciones de términos son:

• NO EXENTO - Cubierto por las disposiciones de salario mínimo y horas extras de la Ley.
• EXENTO - No cubierto por las disposiciones de salario mínimo y horas extras de la Ley.

En términos prácticos, esto significa que los empleados designados como no exentos tienen derecho a un pago de horas extras equivalente a 1,5 veces su salario regular por cada hora que realmente trabajen más de 8 horas en un día o 40 horas en una semana laboral. (Ver " Horas extras de la FLSA ")

La gerencia recomienda un estado FLSA para un empleado, y ese estado es verificado/validado por la oficina de servicios de operaciones de RR.HH. según el tipo de puesto (por ejemplo, ejecutivo, administrativo, profesional, técnico, de oficina y otros) y la naturaleza de los deberes y responsabilidades del puesto.

Se presume que un empleado no está exento de la FLSA a menos que la agencia empleadora determine correctamente que el empleado está exento utilizando los criterios detallados en la Ley. La carga de la prueba recae sobre la agencia empleadora.

Se puede encontrar una descripción general de la Ley de Normas Laborales Justas en el sitio web de OPM.

Preguntas frecuentes sobre apelaciones de clasificación

• ¿Qué puedo hacer si considero que mi puesto no está correctamente clasificado?
  • Se recomienda que hable con su supervisor si cree que la descripción de su puesto no describe con precisión su trabajo. Es responsabilidad de su supervisor certificar la exactitud de la descripción de su puesto, por lo que debería poder darle una explicación de su contenido. Si tiene preguntas que el supervisor no puede responder, puede hablar con la oficina de recursos humanos que le brinda el servicio.
    
    Si su supervisor considera que su puesto debe ser reevaluado, puede solicitar una revisión por parte de la oficina de recursos humanos. Un especialista en recursos humanos puede programar una auditoría documental (entrevista con usted y su supervisor) para obtener información sobre el tipo y la dificultad del trabajo que usted realiza.
• ¿Qué se puede apelar?
  • Puede apelar el grado o la serie ocupacional de su puesto y, en algunos casos, el título de un puesto si un título específico está autorizado en una norma o guía publicada, o el título refleja un requisito de calificación o un área de especialización autorizada.
• ¿Qué no se puede apelar?
  • El contenido o la exactitud de la descripción oficial de su puesto;
  • La precisión de un estándar de clasificación;
  • Decisión de clasificación propuesta por una agencia;
  • La clasificación de un puesto al que no está asignado oficialmente; o
  • La clasificación de un puesto al cual usted es asignado o promovido temporalmente por un período de menos de dos años.
  • Una solicitud de apelación no puede basarse en calificaciones que no se requieren para el trabajo de su puesto asignado; qué tan bien hace su trabajo; o cuánto trabajo realiza.
• ¿Cuáles son las opciones de apelación de un empleado?
  • Solo los empleados federales actuales pueden apelar la clasificación de su puesto. Si un empleado abandona el puesto apelado, la apelación debe cancelarse. Las opciones de apelación disponibles para un empleado dependen de si el empleado es un empleado del Programa General (GS) o del Sistema Federal de Salarios (FWS).
  • Si usted es un empleado actual del Programa General , puede apelar en cualquier momento ante el Departamento o la Oficina de Administración de Personal (OPM), pero no ante ambos al mismo tiempo. Por lo general, se recomienda que primero solicite una decisión de apelación al USDA. Si apela al USDA y no está de acuerdo con la decisión, aún puede apelar ante la OPM. Si apela ante la OPM, ya no tendrá derecho a apelar.
  • Si usted es un empleado actual del Sistema Salarial Federal , primero debe apelar ante el Departamento antes de apelar ante la OPM. Si no está satisfecho con la decisión del USDA, puede apelar ante la OPM dentro de los 15 días calendario a partir de la fecha en que reciba la decisión. Debe indicar la parte de la decisión con la que no está de acuerdo y por qué.
• ¿Cómo presento una apelación de clasificación?
  • Envíe una narrativa que explique por qué cree que la clasificación actual no es correcta e incluya la siguiente información:
    • Su nombre, su dirección y un número de teléfono donde podamos comunicarnos con usted en relación con su apelación.
    • El nombre de su agencia y/o oficina y ubicación.
    • La clasificación actual de su puesto y la clasificación solicitada.
    • Una copia de la descripción oficial de su puesto.
      
      Cualquier otra información que desee que se considere relacionada con su apelación.
      
      Envíe su apelación a la Oficina de Gestión de Recursos Humanos a la siguiente dirección: HR.Policy@usda.gov
      
      Si desea apelar ante la OPM, puede acceder al sitio web de la OPM para obtener la dirección para presentar una apelación para su lugar de trabajo en particular enwww.opm.gov/policy-data-oversight/classification-qualifications/appeal-decisions
      Tenga en cuenta que las apelaciones de clasificación no pueden presentarse electrónicamente.
• ¿Qué pasa después?
  • Su apelación se juzga en el orden en que se recibe. Las decisiones sobre apelaciones se basan en la información que usted y su agencia proporcionan. Por lo general, la investigación de hechos incluye entrevistas con usted y su supervisor para obtener información específica sobre las tareas que usted desempeña. Luego, un examinador de apelaciones realiza un análisis exhaustivo que implica la comparación de sus tareas con los estándares de clasificación adecuados. Una vez finalizada esta revisión, se prepara un informe escrito que documenta las conclusiones de la apelación. Se le proporciona una copia de este informe a usted y a la oficina de recursos humanos que le brinda servicio para su información y/o para que tomen las medidas que correspondan.
• Si una apelación resulta en un cambio en la clasificación de mi puesto, ¿cuándo será efectivo el cambio?
  • Si una apelación da como resultado una mejora o una degradación, la acción se hará efectiva no antes de la fecha de la decisión y no más tarde del comienzo del cuarto período de pago siguiente a la fecha de la decisión.
• ¿Puede tomarse una decisión de apelación de forma retroactiva?
  • No se puede tomar una decisión de apelación de manera retroactiva a menos que la decisión corrija una acción de clasificación que resultó en una disminución real del salario. Consulte el sitio web de la OPM mencionado anteriormente para obtener información adicional sobre las apelaciones de clasificación y las fechas de vigencia retroactivas.

Glosario

Enmienda : Declaración oficial escrita de cambios a un puesto ya clasificado, donde los cambios son sustanciales, pero no suficientes como para justificar una reescritura y clasificación completa de la descripción del puesto.

Apelación (clasificación) : Solicitud oficial por escrito de reclasificación de un puesto por parte del empleado asignado al mismo. Una apelación puede implicar una solicitud de cambio del plan de pago, el título, la serie ocupacional o el nivel de grado.

Auditoría (auditoría de escritorio/auditoría de puesto) : discusión con un empleado y su supervisor para verificar o recopilar información sobre un puesto.

Normas de clasificación : normas oficiales emitidas por la Oficina de Administración de Personal (OPM). Todos los puestos civiles en el gobierno federal deben clasificarse de conformidad con las normas de clasificación de puestos y calificación de puestos de la OPM.

Clasificar (un puesto) - Evaluar los deberes y responsabilidades de un puesto y asignar un plan de pago, título, serie y nivel de grado.

Auditoría de escritorio : ver Auditoría.

Ley de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés) : una ley que establece normas mínimas para los salarios y el derecho a horas extra y detalla los procedimientos administrativos mediante los cuales se debe compensar el tiempo de trabajo cubierto. La ley exige que se determine qué empleados están "exentos" y cuáles "no exentos" de las disposiciones de la ley sobre salario mínimo y horas extra. Dichas determinaciones se realizan en función de los deberes y responsabilidades asignados a un puesto.

Nivel de desempeño completo (FPL) : el nivel más alto de funciones clasificadas certificadas por el supervisor para llevar a cabo con éxito los objetivos del puesto y la misión de la organización.

Descripción del puesto : consulte la definición de descripción del puesto.

Serie ocupacional : agrupación de puestos similares en cuanto a trabajo especializado y requisitos de cualificación. Las series se designan con un número de cuatro dígitos; por ejemplo, 0318, 4334, etc.

OPM - Oficina de Gestión de Personal. La OPM ofrece liderazgo en gestión de recursos humanos y experiencia en compensación al Presidente, a las agencias federales y a sus empleados.

Plan de pago : El sistema de pago al cual se clasifica un puesto para compensación; por ejemplo, GS (Programa General) o puestos de cuello blanco y FWS (Sistema Salarial Federal) o puestos de oficios y mano de obra (cuello azul).

Cambio con pluma y tinta : un cambio en la descripción de un puesto que no es lo suficientemente significativo como para afectar o provocar un cambio en el plan de pago, el título, la serie o el nivel de grado del puesto. Los cambios suelen ser menores; por ejemplo, agregar, cambiar, eliminar una palabra, algunas oraciones, etc. Un cambio que agregue más que esto a la descripción de un puesto o requiera una nueva portada (AD-332, OF-8 o equivalente) debe procesarse como una enmienda a la descripción del puesto o como una nueva descripción del puesto.

Descripción del puesto (PD) : una declaración oficial por escrito de los principales deberes, responsabilidades y relaciones organizacionales de un puesto, certificada por el supervisor y clasificada por la Oficina de Servicios de Recursos Humanos. Se debe adjuntar un formulario OF-08, AD-332 (o una hoja de presentación equivalente) para documentar la certificación y la clasificación, así como la información pertinente del puesto. De ninguna manera interfiere con la autoridad de un supervisor para asignar a un empleado a un trabajo diferente de manera temporal o para cambiar la asignación de trabajo de un empleado.

Gestión de puestos : Proceso mediante el cual los supervisores y gerentes diseñan puestos para formar una organización con el equilibrio adecuado de habilidades y niveles para cumplir la misión de manera efectiva y económica.

Serie - Ver Serie Ocupacional.

Declaración de diferencias (SOD) : una Declaración de diferencias (SOD) es una descripción abreviada del puesto que se puede utilizar en lugar de un desarrollo profesional completo cuando el puesto de destino se cubrirá en un nivel de grado inferior y no es apropiado ningún desarrollo profesional estándar. El puesto de destino o el FPL del puesto siempre se deben describir en su totalidad. Se recomienda que se utilice una Declaración de diferencias para no más de un nivel de grado por debajo de un desarrollo profesional completo.