Plantillas de formación para conferencias

Plantillas para conferencias y capacitaciones de la OCFO

Las siguientes plantillas son necesarias para que las completen los usuarios de las subdivisiones de la agencia y los POC de las conferencias de la agencia. Estas plantillas deben enviarse y aprobarse a través del Sistema de Gestión de Conferencias del USDA (AgCMS) de conformidad con los niveles de aprobación que se indican en las pautas publicadas.

• Enlace de AgCMS
• Guía del usuario de AgCMS (PDF, 8.7 MB)

• Memorando del Secretario Adjunto de Solicitud de Conferencia (DOC, 57 KB)

  En el caso de los eventos cuyo costo supere los $450,000, el evento fue aprobado previamente y existe un aumento sustancial en los gastos estimados (= o > 25 %), y el evento no se incluyó en el plan aprobado. La solicitud real debe incluir un memorando completo. Asegúrese de que se incluyan las firmas necesarias, ya sean electrónicas o reales. Identifique su área de misión (donde se indique) y si asistirá, será anfitrión o patrocinará el evento.

• Guía de evaluación de seguridad para conferencias y capacitaciones (PDF, 638 KB)

  La Oficina del Director Financiero (OCFO) del USDA, en coordinación con la Oficina de Seguridad Nacional (OHS) del USDA, creó esta guía como una herramienta fácil de usar para ayudar a las Áreas de Misión, Agencias, Oficinas de Personal y organizaciones con la consideración de seguridad para la planificación y ejecución de sus conferencias y eventos de capacitación; por lo tanto, se incluirá una evaluación de seguridad y un plan de mitigación de riesgos correspondiente como parte del Paquete de Aprobación de Conferencias y Capacitaciones de la OCFO para todos los Eventos de Conferencias y Capacitaciones Patrocinados por el USDA.

Las siguientes plantillas son para usuarios que no tienen acceso al sistema AgCMS. Los usuarios deben completar las plantillas y enviarlas a los POC de la conferencia de la agencia. Los POC de la conferencia de la agencia combinarán y enviarán los eventos en el sistema AgCMS.

• Plantilla de planificación de la conferencia anual (XLSX, 93.6 KB)

  Cada año, el punto de contacto de la agencia (POC) debe ingresar los eventos planificados en AgCMS antes del 31 de agosto de cada año, y el SATO, el director de la agencia y el subsecretario de la agencia deben validarlos y aprobarlos. El plan anual debe incluir una lista de todas las conferencias, capacitaciones y eventos de misión (operativos) en los que una agencia planea participar (organizar, patrocinar o asistir) donde los costos estimados sean >$20,000, sin incluir el salario y los beneficios de los empleados.

• Plantilla de solicitud rellenable para patrocinadores o anfitriones de conferencias (PDF, 975 KB)

  Este documento debe completarse si la participación de su agencia incluye la organización y/o patrocinio del evento y la asistencia a él. Si su participación se limita a la simple "asistencia" a un evento, utilice la Plantilla de solicitud de asistencia a la conferencia. Esta hoja también se encuentra en AgCMS.

• Plantilla de aprobación de asistencia a conferencias que se puede rellenar (PDF, 1.0 MB)

  Este documento debe completarse si la participación de su agencia se limita a "asistir" a un evento. Si su participación incluye organizar o patrocinar un evento, utilice la Plantilla de solicitud de conferencia para organizar o patrocinar. Esta hoja también está disponible en AgCMS.

• Hojas de cálculo de costos de ubicación (XLSX, 29.6 KB)

  Este libro de trabajo incluye una hoja de cálculo para la participación de “asistencia” y otra para la participación de “anfitrión o patrocinador”; complete la hoja de cálculo que corresponde a la participación de su agencia en el evento. Esta hoja también está en AgCMS.

• Hoja de cálculo de análisis de costos detallados para los asistentes (XLSX, 124 KB)

  Esta hoja de cálculo debe completarse independientemente de si la participación es de “asistencia”, “organización” o “patrocinio”. Si la participación de su agencia es de “asistencia”, debe completar una hoja de cálculo de ubicación; si la participación de su agencia es de “organización” o “patrocinio”, deberá completar tres hojas de cálculo de ubicación. Esta hoja también está en AgCMS.