Recopilación de información
La Oficina de Recopilación de Información del USDA es el punto de contacto del Departamento para evaluar los paquetes de recopilación de información de las agencias, tal como lo exige la Ley de Reducción de Trámites (PRA, por sus siglas en inglés), a fin de garantizar que la carga de información recopilada del público se mantenga al mínimo. En esta función, la oficina actúa como intermediario entre la Oficina de Administración y Presupuesto y las agencias del USDA para obtener la aprobación para recopilar información. Además, esta oficina revisa las reglamentaciones importantes para garantizar el cumplimiento de la PRA.
Informe del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos a la OMB sobre el borrador de las directrices sobre calidad de la información
La Oficina de Administración y Presupuesto de los Estados Unidos (OMB, por sus siglas en inglés) ha emitido directrices para todo el gobierno con el fin de garantizar y maximizar la calidad, objetividad, utilidad e integridad de la información difundida por las agencias federales. El Congreso ordenó a la OMB que emitiera estas directrices en la sección 515 de la Ley de Asignaciones del Tesoro y del Gobierno General para el Año Fiscal 2001 (Ley Pública 106-554).
Como primer paso en el desarrollo de las directrices de calidad de la información, cada organismo federal debe preparar un borrador de informe que incluya sus directrices y detalle los mecanismos administrativos desarrollados por el organismo para permitir que las personas afectadas soliciten y obtengan correcciones de la información difundida por el organismo, y publicar el borrador del informe en el sitio web del organismo para brindar una oportunidad para que el público haga comentarios. Con esta publicación en el sitio web, el USDA solicita comentarios públicos sobre sus directrices preliminares.
Apéndice A - Proceso para preparar un paquete de solicitud de aprobación de recopilación de información
Los funcionarios de autorización departamentales recibieron de los coordinadores de la agencia una copia impresa del paquete para el expediente y una versión electrónica enviada al Sistema de Información de Consolidación de Riesgos/OIRA (ROCIS) de la OMB.
El Oficial de Autorización Departamental revisa el IC para asegurarse de que todos los elementos enumerados a continuación estén incluidos en el paquete, con excepción del aviso de 30 días. El Oficial de Autorización Departamental prepara el aviso de 30 días.
Cada solicitud de recopilación de información (ICR), ya sea para una nueva colección o para ampliar o revisar una colección existente, debe incluir una copia impresa de lo siguiente.
Orden de paquete IC
* Memo de solicitud de PCI de emergencia
- Formulario OMB 83-I completo o versión de datos ICR del Sistema de Información de Consolidación de Riesgo/OIRA (ROCIS)
- Declaración de apoyo y cuadrícula de carga
- Copia de todos los formularios, encuestas, guiones, pantallas, etc. (se deben incluir todas las versiones traducidas a idiomas extranjeros) en la recopilación de información.
- Copia del aviso del Registro Federal de 60 días
- Copias de cualquier estatuto o reglamento pertinente que haga referencia a los requisitos de recopilación o proporcione orientación sobre qué información debe recopilarse o cómo hacerlo.
- Copias de cualquier manual, guía u otro material instructivo pertinente del programa.
- Copias de informes
- Aviso del Registro Federal de 30 días (se prepara para ello la Oficina del Director de Información (OCIO))
Verifique que toda la información anterior se haya cargado en ROCIS, con excepción de los avisos de 60 y 30 días y los estatutos y reglamentos pertinentes. En su lugar, se ingresarán en ROCIS las fechas de publicación de los avisos de 60 y 30 días y el número y título de los estatutos. Los avisos de 60 y 30 días y los estatutos y reglamentos pertinentes se pueden cargar en ROCIS si la agencia prefiere hacerlo.
Revise el paquete de ICR completo en ROCIS para asegurarse de que se respondan correctamente las dieciocho preguntas de la declaración de respaldo. Si la agencia es socia de la Iniciativa de Centros de Servicio, se debe responder la pregunta número 19. Si la recopilación implica métodos estadísticos, también se debe responder la Sección B de la declaración de respaldo con cinco preguntas adicionales. Verifique que todos los formularios, cuadrículas y otros documentos estén cargados y se puedan abrir. Asegúrese de haber certificado el paquete. Esta es la última página en ROCIS. Si la recopilación es el resultado de una acción de elaboración de normas, la norma debe publicarse antes de que la recopilación de información pueda enviarse a la OMB. Puede haber circunstancias en las que el paquete de recopilación de información se envíe antes de que se publique la norma. En ese caso, la norma debe cargarse en ROCIS.
Los formularios deben incluir el número de control de la OMB, la fecha de vencimiento en la parte superior derecha del formulario y la declaración de carga estándar en la parte superior o inferior y se leerán de la siguiente manera.
De acuerdo con la Ley de Reducción de Trámites de 1995, una agencia no puede realizar ni patrocinar, y una persona no está obligada a responder, a una recopilación de información a menos que muestre un número de control válido de la OMB. El número de control válido de la OMB para esta recopilación de información es 05nn nnnn. El tiempo necesario para completar esta recopilación de información se estima en un promedio de ____ minutos/horas por respuesta, incluido el tiempo para revisar las instrucciones, buscar fuentes de datos existentes, recopilar y mantener los datos necesarios, y completar y revisar la recopilación de información.
El proceso
La cronología general para preparar una solicitud de aprobación de ICR varía de una organización a otra, dependiendo de la cantidad de revisiones y otros factores. En general, el primer paso es publicar su aviso de 60 días en el Registro Federal. Si bien puede hablar con cierta generalidad en la sección de resumen del aviso, la estimación de la carga y de los encuestados debe ser bastante precisa. Esto significa que es posible que deba realizar una investigación antes de finalizar el aviso para justificar y tener confianza en sus estimaciones. Una vez que se publique el aviso, debe transcurrir un período de 60 días (calendario) para que el público pueda hacer comentarios.
Durante el período de comentarios de 60 días, debe preparar su declaración de apoyo y reunir los materiales de respaldo. Cuando concluya el período de comentarios, deberá documentar si recibió comentarios en la respuesta a la pregunta 8 de la declaración de apoyo, así como en ROCIS. Asegúrese de que la agencia haya incluido el nombre, las direcciones y el número de teléfono de 3 personas a las que consultó sobre el paquete de ICR en relación con el tiempo que llevó revisar y completar los formularios. Todos los comentarios deben cargarse en la sección de comentarios dentro de ROCIS.
Una vez que el paquete está preparado e ingresado en ROCIS, la copia impresa firmada del paquete de aprobación de ICR se envía al Centro de Gestión de Recursos de Información (IRMC), División de Gestión de Información (IMD) dentro de la Oficina del Director de Información (OCIO). Se debe permitir un mínimo de dos semanas, o más debido a la complejidad del paquete, para la revisión y procesamiento del ICR. OCIO publicará el aviso de 30 días en el Registro Federal. Después de que el Oficial de Aprobación Departamental apruebe el paquete, el ICR se envía en ROCIS a la OMB.
*Las aprobaciones de emergencia solo se otorgarán en circunstancias atenuantes, tanto para renovaciones como para nuevas cobranzas. Las circunstancias atenuantes que se considerarían motivos para justificar una aprobación de emergencia incluyen:
(1) Provocar algún daño público;
(2) Impedir que la agencia responda a un evento imprevisto; o
(3) Provocar que su agencia no cumpla con un plazo legal o ordenado por un tribunal.
En el caso de los nuevos ICR, las agencias deben asignar tiempo en el plan del proyecto para lanzar un nuevo programa o servicio.
La justificación de la emergencia se completa dentro de ROCIS.
