Preguntas frecuentes
¿Qué es la Ley de Reducción de Trámites (PRA)?
La Ley de Reducción de Trámites de 1995 (PL 104-13) 44 USC, Capítulo 35, es una ley que rige la recopilación de información por parte de las agencias gubernamentales de miembros del público. De acuerdo con la PRA, las agencias gubernamentales que planean realizar o patrocinar una recopilación deben obtener la aprobación de la OMB antes de llevar a cabo la recopilación. En general, la PRA se aplica a recopilaciones que involucran:
- 10 o más miembros del público
- Preguntas idénticas o estandarizadas (independientemente del número de preguntas)
¿Se requiere la aprobación de la OMB si la recaudación es resultado de una Orden Ejecutiva o es requerida por ley?
La Ley de Reducción de Trámites es una ley y debe cumplirse independientemente del origen o motivo del cobro.
¿Se aplica la Ley de Reducción de Trámites a las cobranzas:
- ¿Que son de naturaleza voluntaria?
- ¿que no impliquen ningún formulario?
- que se realizan por teléfono?
- ¿Se realizó como parte de un grupo focal o una mesa redonda?
- ¿Dónde solo se hace una pregunta?
- ¿Eso sólo se realizará una vez?
- ¿Que es parte de un proyecto o programa piloto?
De acuerdo con la PRA, se debe obtener la aprobación de la OMB antes de recopilar información en cualquier situación en la que estén involucradas 10 o más personas y las preguntas sean de naturaleza estandarizada.
¿A quién debo comunicarme si tengo preguntas sobre si se requiere la aprobación de la OMB o para buscar orientación sobre cómo preparar un paquete de solicitud de aprobación de recopilación de información?
Cada agencia tiene un contacto de autorización de recopilación de información. El oficial de autorización de información del departamento reside en la Oficina del Director de Información (OCIO) y actúa como interfaz entre las agencias y la OMB.
¿Cuál es el proceso para obtener la aprobación de la OMB para una colección?
En general, hay cuatro pasos para preparar y presentar una solicitud de recopilación de información para la aprobación de la OMB.
Paso 1 - Preparar y publicar un aviso en el Registro Federal para proporcionar un período de 60 días para que el público comente sobre los requisitos de informes y mantenimiento de registros asociados con la recopilación de información.
Paso 2: Prepare un paquete de solicitud de aprobación de recopilación de información. Un paquete completo debe contener los siguientes elementos en el orden indicado:
- Firmado OMB 83-I;
- Declaración de apoyo;
- Hoja de cálculo (cuadrícula) que muestra el número de encuestados, respuestas, horas de carga y costo;
- Copias de formularios, instrucciones u otros instrumentos de recopilación, si corresponde (por ejemplo, guiones de grupos focales, encuestas); y
- Copias de estatutos y/o reglamentos pertinentes u otros materiales de referencia relacionados con la recopilación (por ejemplo, auditorías o estudios de OIG/GAO que fundamenten la necesidad de la recopilación, copias de documentos publicados debido a esfuerzos de recopilación anteriores).
Paso 3: Reenvíe el envío a su contacto de autorización de recopilación de información de la agencia para su revisión y carga en ROCIS antes de enviarlo a través del Departamento.
Paso 4: El Oficial de Autorización de Recopilación de Información Departamental revisa la recopilación para verificar la calidad y la posible duplicación en todo el Departamento antes de enviar la recopilación en ROCIS a la OMB.
NOTA: El tiempo necesario para obtener la aprobación de la OMB es en promedio de 8 meses, incluido el tiempo necesario para obtener las autorizaciones internas en el aviso del Registro Federal, el período de comentarios públicos de 60 días y los 60 días que la OMB debe revisar y actuar sobre cada solicitud.
¿Qué sucede si una agencia ya realizó una recolección para la cual no obtuvo la aprobación de la OMB? ¿Qué sucede si una agencia no obtiene la aprobación de la OMB para una recolección futura?
La Ley de Reducción de Trámites es una ley y el incumplimiento de los requisitos de la Ley constituye una infracción de la ley. El Director de Información (CIO) es el funcionario de política de mayor jerarquía del USDA responsable del cumplimiento departamental de la PRA. Cuando la OMB toma conocimiento de una infracción de la Ley de Reducción de Trámites, se informa al CIO. Si la infracción no se resuelve de manera oportuna, el problema se plantea en la cadena de gestión de la OMB y puede dar lugar a reprimendas oficiales del Departamento y puede tener consecuencias presupuestarias.
Si ya se ha realizado una recolección no autorizada y es de naturaleza continua, la agencia debe informar la infracción al Funcionario de Autorización de Recopilación de Información del Departamento y trabajar para resolver la infracción lo antes posible. Si se realiza una recolección no autorizada y se trata de una recolección única, no hay ninguna otra medida que una agencia pueda tomar para rectificar la infracción en el corto plazo.
Cada año, cada agencia debe presentar un resumen de la actividad de recopilación de información correspondiente al ejercicio fiscal anterior y un pronóstico para el ejercicio fiscal siguiente. Este resumen también debe incluir una descripción de cada infracción y las medidas adoptadas, si las hubiere, para resolver el problema.
Si bien las consecuencias de violar la Ley de Reducción de Trámites no incluyen multas ni sentencias de prisión, existen ramificaciones legales por realizar o patrocinar una recopilación de información sin la aprobación de la OMB. Cuando se realiza una recopilación sin aprobación, el USDA queda expuesto a demandas de particulares.
