Paquete de recopilación de información

Pautas para la presentación de paquetes de recopilación de información

• Proceso para preparar un paquete de aprobación de recopilación de información
• Directrices para la preparación de la declaración de apoyo

Proceso para preparar un paquete de aprobación de recopilación de información

Toda solicitud de aprobación de recopilación de información, ya sea para una nueva colección o para ampliar o revisar una colección existente, debe incluir dos copias impresas de lo siguiente.

Orden de paquete IC

* Memo de solicitud de PCI de emergencia

• Formulario OMB 83-I completo
• Declaración de apoyo y cuadrícula de carga
• Copia de cualquier formulario, encuesta, script, pantalla, etc. utilizado en la recopilación de información
• Copia del aviso del Registro Federal de 60 días
• Copias de cualquier estatuto o reglamento pertinente que haga referencia a los requisitos de recopilación o proporcione orientación sobre qué información debe recopilarse o cómo hacerlo.
• Copias de cualquier manual, guía u otro material instructivo pertinente del programa.
• Copias de informes
• Aviso del Registro Federal de 30 días

Además, se debe incluir una copia electrónica de la declaración de respaldo o enviarla por correo electrónico. A continuación se ofrece una explicación más detallada de cada elemento de un paquete estándar de solicitud de recopilación de información.

Artículo 1

Cada paquete de solicitud de aprobación de recopilación de información debe incluir un formulario OMB 83-I completo. Todos los campos, con excepción del campo 9, Palabras clave, deben completarse.

Artículo 2

Se deben responder en su totalidad las dieciocho preguntas de la declaración de apoyo. No es aceptable tomar las respuestas a las preguntas de presentaciones anteriores y copiarlas y pegarlas en la nueva presentación. La OMB espera que la respuesta a cada pregunta esté bien pensada y sea comprensible para el ciudadano medio.

• Si la agencia es socia de la Iniciativa del Centro de Servicio, se deberá responder la pregunta número 19.
• Si la recopilación implica métodos estadísticos, se deberá responder la Sección B con cinco preguntas adicionales.

Artículo 3

Se deben proporcionar copias de los formularios utilizados para recopilar información. El formulario debe incluir el número de aprobación de la OMB y una declaración de carga estándar como se indica a continuación.

De acuerdo con la Ley de Reducción de Trámites de 1995, una agencia no puede realizar ni patrocinar, y una persona no está obligada a responder, a una recopilación de información a menos que muestre un número de control válido de la OMB. El número de control válido de la OMB para esta recopilación de información es 05nn nnnn. El tiempo necesario para completar esta recopilación de información se estima en un promedio de ____ minutos/horas por respuesta, incluido el tiempo para revisar las instrucciones, buscar fuentes de datos existentes, recopilar y mantener los datos necesarios, y completar y revisar la recopilación de información.

Artículo 4

Se debe adjuntar una copia del aviso del Registro Federal de 60 días. En la respuesta a la pregunta 8 de la declaración de apoyo se debe incluir una referencia a la fecha de publicación y al número de página.

Artículo 5

Se deben incluir todos los estatutos o reglamentos que analicen la autoridad del Departamento o Agencia para establecer o recopilar información en relación con las operaciones del programa. También sería apropiado incluir cualquier material instructivo, de divulgación u otro material relevante para la recopilación, su propósito, etc. Si la recopilación es resultado de una acción normativa, el borrador de la norma debe adjuntarse a la recopilación de información.

El proceso

La cronología general para preparar una solicitud de aprobación de recopilación de información varía de una organización a otra, dependiendo de la cantidad de revisiones y otros factores. En general, el primer paso es publicar su aviso en el Registro Federal. Si bien puede hablar con cierta generalidad en la sección de resumen del aviso, la estimación de la carga y de los encuestados debe ser bastante precisa. Esto significa que es posible que deba realizar una investigación antes de finalizar el aviso para justificar y tener confianza en sus estimaciones. Una vez que se publique el aviso, debe transcurrir un período de 60 días (calendario).

Durante el período de 60 días para presentar comentarios, es posible que esté preparando su declaración de apoyo y reuniendo los materiales de respaldo (puntos 3 a 5). Cuando concluya el período para presentar comentarios, deberá documentar si recibió comentarios en la respuesta a la pregunta 8 de la declaración de apoyo.

Una vez que se ha preparado el paquete y se ha firmado el formulario OMB 83-I, el paquete de solicitud de aprobación de recopilación de información se envía a la División de Gestión de la Información (IMD) dentro de la Oficina del Director de Información (OCIO). Se debe permitir un mínimo de dos semanas para la revisión y el procesamiento de un paquete. Después de que alguien en OCIO apruebe el paquete, se envían dos copias a la OMB, que luego tiene 60 días para revisar y aprobar o rechazar la presentación.

Directrices para la preparación de la declaración de apoyo

La declaración de apoyo de un paquete de recopilación de información consta de respuestas a 18 (a veces 23) preguntas estándar establecidas por la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB). La declaración de apoyo es el núcleo del paquete y sirve como mecanismo formal para justificar la necesidad y la utilidad práctica de imponer la carga de presentación de informes y mantenimiento de registros al público.

La declaración de respaldo es un documento público y debe redactarse de manera que permita a la persona promedio comprender por qué se le debe recopilar información y qué uso hará el USDA de la información. El paquete completo de recopilación de información se ingresa en una biblioteca de expedientes en la OMB cuando se presenta y está disponible para que el público lo revise si lo solicita.

Las pautas que se proporcionan en este documento tienen como objetivo ayudar al autor de un paquete a desarrollar la declaración de respaldo. Se ofrecen algunos comentarios generales, así como pautas para cada pregunta. Los estándares que la OMB exige al Departamento aumentan continuamente. Si se siguen las pautas que se indican a continuación, una agencia puede minimizar las demoras en la obtención de la aprobación. Sin embargo, como cada recopilación de información es única en algún sentido, no existen recetas exactas ni garantías.

Directrices generales

• Todas las respuestas a las declaraciones de apoyo deben estar escritas en un lenguaje sencillo, con acrónimos, programas, organizaciones, etc. completamente escritos. No se debe dar por sentado ningún nivel de comprensión del programa. Recuerde que estos documentos son para el público.
• No utilice N/A como respuesta a ninguna pregunta. Si considera que una pregunta no corresponde, responda adecuadamente en una oración completa. Por ejemplo, una buena respuesta a la pregunta:
• "Explique cualquier decisión de proporcionar algún pago o regalo a los encuestados, que no sea la remuneración de contratistas o beneficiarios". sería:
• "No hay planes de proporcionar ningún pago o regalo a los encuestados".
• Si bien hay preguntas específicas que deben responderse, si ayuda al lector a comprender el contexto en torno a la recopilación de información o, en el caso de una revisión, si los cambios regulatorios u otros cambios en el programa son el catalizador para el paquete de recopilación de información, una sección de Introducción puede preceder a las preguntas y respuestas reales.

Justificación (Preguntas y respuestas)

1. Explique las circunstancias que hacen necesaria la recopilación de información. Identifique los requisitos legales o administrativos que hacen necesaria la recopilación. Adjunte una copia de la sección correspondiente de cada estatuto y reglamento que ordena o autoriza la recopilación de información.

La respuesta a esta pregunta debe cubrir la necesidad de la recopilación de información. Se deben citar referencias específicas a estatutos, decretos ejecutivos, reglamentos, avisos, directivas u otros documentos relevantes que la agencia considere que le ordenan recopilar la información (e incluirlos como anexos al paquete). Después de leer esta respuesta, el lector debe comprender plenamente por qué el gobierno debe recopilar la información descrita.

2. Indique cómo, por quién y con qué propósito se utilizará la información. Salvo en el caso de una nueva recopilación, indique el uso real que el organismo ha hecho de la información recibida de la recopilación actual.

La mayor parte de la narración en la declaración de apoyo debe dedicarse a las respuestas a las preguntas 1 y 2. La pregunta 2 debe abordar las diversas características de la recopilación de información, entre ellas:

• ¿Qué información se recopilará: se notificará o se registrará? (Si hay datos cuya recopilación es especialmente compleja, se debe proporcionar una explicación específica).
• ¿De quién se recopilará la información? Si hay distintas categorías de encuestados (por ejemplo, solicitante de un préstamo, banco o tasador), se debe describir cada una de ellas junto con el tipo de actividad de cobro correspondiente.
• ¿Para qué se utilizará esta información? ¿Proporcione TODOS los usos?
• ¿Cómo se recopilará la información (por ejemplo, formularios, no formularios, electrónicamente, cara a cara, por teléfono, por Internet)?
• ¿Tiene el encuestado varias opciones para proporcionar la información? Si es así, ¿cuáles son?
• ¿Con qué frecuencia se recopilará la información?
• ¿Se compartirá la información con otras organizaciones dentro o fuera del USDA o del gobierno?
• Si se trata de una colección en curso, ¿cómo han cambiado los requisitos de la colección a lo largo del tiempo?

En última instancia, la justificación para la recopilación de información debe proporcionar una explicación de la utilidad práctica. El mero hecho de que exista una necesidad (consulte la pregunta 1) no significa que la agencia tenga un plan definido para utilizar la información. Además, no es aceptable hablar en términos generales al describir el uso. Por ejemplo, decir que la recopilación de información es necesaria para "garantizar el cumplimiento" o "para la evaluación del programa" es demasiado general. Se requieren ejemplos específicos de cómo se utilizará cierta información para determinar el cumplimiento o qué área de un programa se está evaluando y cómo la información recopilada permitirá que se realice esa evaluación.

3. Describa si la recopilación de información implica el uso de técnicas de recopilación automatizadas, electrónicas, mecánicas u otras tecnologías, u otras formas de tecnología de la información, por ejemplo, que permitan la presentación electrónica de respuestas, y en qué medida, y el fundamento de la decisión de adoptar este medio de recopilación. Describa también cualquier consideración sobre el uso de tecnología de la información para reducir la carga.

La respuesta a esta pregunta debe referirse a cualquier método automatizado o electrónico (es decir, pedidos telefónicos, aplicaciones basadas en la web) que se utilice o se planee utilizar en el futuro cercano para recopilar información. (Nota: La transmisión de información por fax no se considera como uso de técnicas de recopilación automatizadas, electrónicas o mecánicas).

En concreto, la agencia debe abordar los planes para ofrecer una alternativa electrónica a los encuestados en conjunción con la Ley de Eliminación de Trámites Gubernamentales (GPEA). La respuesta a la transacción debe ser coherente con los planes de la agencia para cumplir con la GPEA, tal como se documenta en su Informe de Progreso de la GPEA más reciente. Si una agencia no ofrece actualmente una alternativa electrónica, se debe incluir una descripción de los planes para avanzar en esa dirección, con un cronograma. Si no se está considerando la posibilidad de entregar la recolección de datos de forma electrónica, se debe proporcionar una justificación detallada de esta decisión. También se debe proporcionar una referencia a la iniciativa específica en curso o planificada documentada en el Plan Táctico de Gobierno Electrónico de la agencia para garantizar que las actividades del programa se integren adecuadamente con la GPEA y otros planes de Gobierno Electrónico.

Tenga en cuenta que los formularios u otros instrumentos de cobro, y las instrucciones para su uso, que se ofrecerán electrónicamente en Internet deben ser aprobados por la OMB antes de su publicación. Se deben incluir copias de los formularios y las instrucciones como anexos a la declaración de respaldo.

La respuesta a esta pregunta debe ser coherente con la información proporcionada en el campo 13(b)(1) del formulario OMB 83-I.

4. Describa los esfuerzos realizados para identificar la duplicación. Muestre específicamente por qué no se puede utilizar o modificar información similar ya disponible para los fines descritos en el punto 2 anterior.

La respuesta a esta pregunta debe abordar la duplicación de información recopilada de otras fuentes dentro del USDA, de otras fuentes gubernamentales y de fuentes externas. Si cree que podría parecerle al lector que la recopilación es una duplicación de otro esfuerzo de recopilación, explique las circunstancias que hacen que la recopilación sea única y necesaria. Si sabe que la información se recopila en otras partes del gobierno (por ejemplo, el número de seguro social), la respuesta debe incluir una descripción de por qué sería necesario recopilarla nuevamente de un miembro del público.

5. Si la recopilación de información afecta a pequeñas empresas u otras entidades pequeñas (Punto 5 del Formulario 83-I de la OMB), describa los métodos utilizados para minimizar la carga.

La respuesta a esta pregunta debe ser coherente con la información proporcionada en el campo 5 del formulario OMB 83-I. Si existen disposiciones especiales relacionadas con la recopilación de información que afecten a las pequeñas empresas, descríbalas en esta respuesta.

6. Describa las consecuencias para las actividades de programas o políticas federales si la recolección no se realiza o se realiza con menor frecuencia, así como cualquier obstáculo técnico o legal para reducir la carga.

La respuesta a esta pregunta debe abordar el impacto en la misión de la agencia si la recolección no se realiza o se realiza con menor frecuencia. Esta explicación puede incluir justificaciones como la incapacidad de entregar los beneficios del programa, la incapacidad de medir el progreso de la agencia en relación con los objetivos de desempeño de la Ley de Desempeño y Resultados del Gobierno (GPRA) (indique los objetivos específicos) o la implementación oportuna de un nuevo programa.

7. Explique cualquier circunstancia especial que haría que la recopilación de información se realice de la siguiente manera:

• exigir a los encuestados que comuniquen información a la agencia con una frecuencia mayor que trimestral;
• exigir a los encuestados que preparen una respuesta escrita a una recopilación de información en menos de 30 días después de su recepción;
• exigir a los encuestados que presenten más de un original y dos copias de cualquier documento;
• exigir a los encuestados que conserven registros que no sean de salud, médicos, de contratos gubernamentales, de subvenciones o de impuestos durante más de tres años;
• en relación con una encuesta estadística, que no esté diseñada para producir resultados válidos y confiables que puedan generalizarse al universo de estudio;
• requiriendo el uso de una clasificación de datos estadísticos que no haya sido revisada y aprobada por la OMB;
• que incluya una promesa de confidencialidad que no esté respaldada por una autoridad establecida en un estatuto o reglamento, que no esté respaldada por políticas de divulgación y seguridad de datos que sean coherentes con la promesa, o que impida innecesariamente compartir datos con otras agencias para un uso confidencial compatible; o
• exigir a los encuestados que presenten secretos comerciales patentados u otra información confidencial a menos que la agencia pueda demostrar que ha instituido procedimientos para proteger la confidencialidad de la información en la medida permitida por la ley.

La respuesta a esta pregunta debe incluir una respuesta para cada una de las ocho subpartes. No indique "N/A" en ninguna respuesta. En su lugar, responda adecuadamente en una oración completa. Si la respuesta a alguna subparte es "sí", se debe proporcionar una explicación completa de las circunstancias que rodearon la recolección.

8. Si corresponde, proporcione una copia e identifique la fecha y el número de página de la publicación en el Registro Federal del aviso de la agencia, requerido por 5 CFR 1320.8 (d), solicitando comentarios sobre la recopilación de información antes de su presentación a la OMB. Resuma los comentarios públicos recibidos en respuesta a ese aviso y describa las medidas adoptadas por la agencia en respuesta a estos comentarios. Aborde específicamente los comentarios recibidos sobre los costos y la carga horaria.

Describir los esfuerzos para consultar con personas fuera de la agencia para obtener sus opiniones sobre la disponibilidad de datos, la frecuencia de la recopilación, la claridad de las instrucciones y el mantenimiento de registros, la divulgación o el formato de informes (si corresponde) y sobre los elementos de datos que se deben registrar, divulgar o informar.

La consulta con los representantes de aquellos de quienes se obtendrá la información o de quienes deben recopilar los registros debe realizarse al menos una vez cada tres años, incluso si la actividad de recopilación de información es la misma que en períodos anteriores. Puede haber circunstancias que impidan la consulta en una situación específica. Dichas circunstancias deben explicarse.

La respuesta a esta pregunta debe incluir una cita completa del aviso de 60 días del Registro Federal y una declaración específica sobre si se recibieron comentarios. Si se recibieron comentarios, se deben enumerar junto con una explicación de la respuesta que dio la agencia a los comentarios. Es útil adjuntar copias de la correspondencia u otro mecanismo de comunicación recibido del público.

La respuesta también debe incluir una referencia a tres personas u organizaciones que sean encuestados o partes interesadas en la recolección y que hayan sido consultadas sobre la estimación de la carga y otras características (es decir, frecuencia, claridad de las instrucciones) de la recolección. La referencia debe incluir un número de teléfono que la OMB pueda utilizar en caso de que se desee contactar al público. Este requisito se aplica especialmente a las recolecciones que han estado en curso durante más de tres años.

9. Explique cualquier decisión de proporcionar cualquier pago o regalo a los encuestados, excepto la renumeración de contratistas o beneficiarios.

Si la agencia planea proporcionar un pago o regalo a los encuestados, se debe proporcionar una explicación detallada, incluida la justificación de esta acción, la descripción y el valor monetario del artículo y la base para la decisión de tomar dicha acción.

10. Describa cualquier garantía de confidencialidad proporcionada a los encuestados y la base para la garantía en el estatuto, la regulación o la política de la agencia.

Si la agencia tiene políticas de confidencialidad únicas o se aplican otras políticas de privacidad, se deben citar y analizar en términos de qué protecciones se brindarán a los encuestados.

11. Justificar adicionalmente cualquier pregunta de naturaleza sensible, como comportamiento o actitudes sexuales, creencias religiosas y otros asuntos que comúnmente se consideran privados. Esta justificación debe incluir las razones por las cuales la agencia considera necesarias las preguntas, los usos específicos que se harán de la información, la explicación que se dará a las personas a quienes se les solicita la información y cualquier paso que se tome para obtener su consentimiento.

Esta pregunta se refiere principalmente a cuestiones de raza/etnia, discapacidad y otras cuestiones privadas como el número de seguro social. No es imposible obtener la aprobación de la OMB para recopilar este tipo de información, pero la explicación de para qué se necesita y cómo se utilizará (refiriéndose a la respuesta a la pregunta 2) debe ser muy sólida. Para las recopilaciones de información que involucran cuestiones de raza/etnia, la agencia debe asegurarse de que se cumplan las Normas de la OMB para la Clasificación de Datos Federales sobre Raza y Etnicidad . Además, refiriéndose a la respuesta proporcionada en la pregunta 4, se debe incluir una explicación de por qué la agencia no puede obtener la información deseada, como el SSN, de otra fuente.

12. Proporcione estimaciones de la carga horaria que implica la recopilación de información. Indique el número de encuestados, la frecuencia de respuesta, la carga horaria anual y una explicación de cómo se estimó la carga.

Esta es una pregunta de dos partes y ambas deben ser abordadas.

A) Indique el número de encuestados, la frecuencia de respuesta, la carga horaria anual y una explicación de cómo se calculó la carga. Si esta solicitud de aprobación cubre más de un formulario, proporcione estimaciones de carga horaria por separado para cada formulario y agregue las cargas horarias en el Punto 13 del Formulario 83-I de la OMB.

Esta respuesta debe ser lo suficientemente detallada para que el lector comprenda cómo la agencia desarrolló las estimaciones de la carga (por ejemplo, fuentes de datos, cambios en los requisitos del programa). No es necesario indicar instrumento de recolección por instrumento de recolección cómo se obtuvo el tiempo de respuesta estimado; sin embargo, es necesaria una declaración general sobre cómo se desarrollaron esas cifras. Siempre que haya más de una fuente de carga (es decir, múltiples formularios, encuestas, requisitos de mantenimiento de registros), la agencia debe usar una tabla o cuadrícula de carga para mostrar la estimación de carga para cada requisito de recolección (formularios o no formularios). Como mínimo, la tabla o cuadrícula debe incluir columnas para:

• Descripción de la actividad de cobro,
• número de formulario correspondiente (si corresponde),
• número de encuestados,
• Número de respuestas anuales por encuestado,
• Total de respuestas anuales (columnas cxd)
• horas estimadas por respuesta
• total de horas de carga anual (columnas exf)

Solo se deben sumar las columnas correspondientes al número de respuestas anuales y el total de horas de trabajo anuales. NOTA: El número de encuestados afectados por la recolección (y registrado en el campo 13(a) del formulario OMB 83-I) no es igual a la suma de la columna del número de encuestados. El número de encuestados es el número real de personas a las que se estima que afectará la recolección en un año determinado.

La carga de mantenimiento de registros debe abordarse por separado y debe incluir columnas para:

• Descripción de la actividad de mantenimiento de registros,
• Número de personas encargadas de mantener registros
• horas anuales por encargado de registros
• Total de horas anuales de mantenimiento de registros (columnas bxc)

Para calcular el monto total de carga, las horas totales de carga anual se deben sumar con las horas totales anuales de mantenimiento de registros.

Al desarrollar estimaciones de carga, hay varias consideraciones que también deben tenerse en cuenta.

• En el caso de colecciones complejas, puede ser necesario calcular la estimación de la carga por separado para diferentes categorías de encuestados (por ejemplo, solicitante de un préstamo, banco, tasador, público y contratista que realiza una encuesta para una agencia). Se puede seguir utilizando una única cuadrícula para esto, pero se debe proporcionar alguna explicación para describir el enfoque de estimación de la carga utilizado para cada grupo de encuestados.
• Es posible que la estimación de la carga de trabajo deba tener en cuenta los distintos métodos de recopilación de la misma información. Por ejemplo, si un formulario que antes (y ahora) estaba disponible en formato impreso ahora está disponible en Internet y también existe la posibilidad de enviar la información al organismo de forma electrónica, se deben incluir cálculos separados de la carga de trabajo para la presentación de la misma información a fin de reflejar los diferentes requisitos de tiempo asociados con cada método de recopilación. Esto también se puede incluir, con las anotaciones adecuadas en la columna de descripción, en la misma tabla o cuadrícula, siempre que se proporcione una explicación detallada de la duplicación en la respuesta.
• Si la agencia no ofrece otros métodos para reportar la información requerida que no sean visitar físicamente una oficina de campo o la sede central, entonces la agencia debe incluir el tiempo de viaje de ida y vuelta en la estimación de la carga. Si se ofrecen múltiples opciones de recolección, entonces el tiempo de viaje debe calcularse solo para el porcentaje de respuestas que la agencia considera que resultarán de una visita física a una oficina.

B) Proporcionar estimaciones del costo anualizado para los encuestados por la carga horaria de recopilación de información, identificando y utilizando categorías de tasas salariales apropiadas.

La estimación del costo anualizado para los encuestados es un costo teórico que refleja la idea de que el tiempo que el encuestado dedica a cumplir con la solicitud de recopilación de información tiene algún valor, es decir, el tiempo es dinero. Las horas de trabajo de cada grupo deben multiplicarse por una tasa salarial por hora promedio para el universo de encuestados. Se puede utilizar el salario mínimo, pero solo si ese salario es razonable para la clase de encuestado afectado. Se debe proporcionar una explicación de la tasa salarial utilizada y citar la fuente, si corresponde. Si existen varios grupos de encuestados, las horas de trabajo de cada grupo deben calcularse en función de una tasa salarial por hora adecuada y sumarse.

13. Proporcione estimaciones de la carga total de costos anuales para los encuestados o los encargados de los registros que resulte de la recopilación de información (no incluya el costo de ninguna carga horaria que se muestre en los puntos 12 y 14). Las estimaciones de costos deben dividirse en dos componentes: (a) un componente total de costos de capital y de puesta en marcha anualizado a lo largo de su vida útil esperada; y (b) un componente total de operación y mantenimiento y compra de servicios.

Si bien la respuesta a la segunda parte de la pregunta 12 se refería a un costo teórico del tiempo del encuestado, esta pregunta y su respuesta deberían abordar el costo REAL que el encuestado debe asumir como resultado de la recopilación de información. En la mayoría de las situaciones, este costo será cero; sin embargo, la agencia debe considerar todos los aspectos de la recopilación de información para determinar si el encuestado debe adquirir algún equipo, software o servicios para proporcionar a la agencia la información solicitada.

Si la agencia no considera que existan costos de esta naturaleza, se deberá proporcionar la siguiente respuesta.

"No hay costos de capital/puesta en marcha ni de operación/mantenimiento continuo asociados con esta recopilación de información".

14. Proporcione estimaciones de los costos anualizados para el gobierno federal. Proporcione una descripción del método utilizado para estimar los costos y cualquier otro gasto que no se hubiera incurrido sin esta recopilación de información.

La respuesta a esta pregunta cubre los costos reales en que incurrirá el organismo como resultado de implementar la recopilación de información. La estimación debe cubrir todo el ciclo de vida de la recopilación e incluir los costos, si corresponde, de:

• mano de obra de los empleados y materiales para desarrollar, imprimir y almacenar formularios
• mano de obra y materiales de los empleados para desarrollar sistemas informáticos, pantallas o informes para respaldar la recopilación
• Costos de viaje de empleados
• Costo de los servicios de contratistas u otros reembolsos a personas u organizaciones que ayudan en la recopilación de información
• mano de obra de los empleados y materiales para recopilar la información
• mano de obra y materiales de los empleados para analizar, evaluar, resumir y/o informar sobre la información recopilada

Esta información se resume mejor en una tabla o cuadrícula. Cuando se describen los costos del tiempo de los empleados, se debe anotar una entrada separada en la tabla o cuadrícula para cada categoría de grado o paso involucrada en la actividad de cobranza. Por ejemplo, si un empleado de campo GS-11 dedica 15 minutos a procesar una solicitud y un analista GS-13 en la oficina central dedica 30 minutos a evaluar la solicitud antes de aprobarla o rechazarla, estas dos actividades independientes y el tiempo y los costos asociados se deben calcular por separado.

15. Explique las razones de cualquier cambio o ajuste del programa informado en los ítems 13 o 14 del Formulario 83-1 de la OMB.

Esta respuesta debe abordar cualquier cambio que se haya producido con respecto a la aprobación anterior de la colección. Si no se han realizado cambios, sería adecuada la siguiente declaración.

"No hay cambios en la recopilación de información desde la última aprobación de la OMB".

Si hay cambios, se debe incluir un resumen de esos cambios o una tabla que describa cada cambio. La respuesta debe ser lo suficientemente detallada para que el lector pueda rastrear el motivo de los cambios desde el monto de carga aprobado anteriormente hasta la solicitud de carga actual. Los cambios deben describirse como 1) cambios de programa: cambios que fueron implementados de manera proactiva por la agencia (por ejemplo, un cambio regulatorio que eliminó o agregó requisitos de presentación de informes/mantenimiento de registros; un cambio en la frecuencia de recolección; un cambio en el método de recolección) independientemente de si los cambios fueron o no ordenados por la legislación o 2) ajustes: cambios debidos a cosas que no necesariamente están bajo el control de la agencia (por ejemplo, un cambio en el número de encuestados, un cambio en los niveles de financiamiento del programa) o cambios en el enfoque de estimación de la carga (por ejemplo, adición de un formulario actualmente en uso, pero no aprobado anteriormente; un cambio en una estimación de la carga, cambios debidos a cálculos erróneos previos en la estimación de la carga).

Si la solicitud de aprobación de la recopilación de información es una reinstalación, entonces la carga aprobada actual será cero. El cambio en la carga reflejado en el campo 13(e) del formulario OMB 83-I debe representar la totalidad de la solicitud de carga (transferida desde el campo 13(c) del formulario OMB 83-I). Este monto representa un cambio de programa porque la agencia está reinstaurando la recopilación. Sin embargo, la respuesta también debe incluir una explicación adicional para explicar los cambios, si los hubiera, en la recopilación entre la solicitud de carga actual y el último monto de carga aprobado. Al preparar esta parte de la respuesta, se deben seguir las pautas de los párrafos anteriores.

16. Para las colecciones de información cuyos resultados se planea publicar, esbozar planes para la tabulación y publicación.

Si la agencia tiene previsto realizar determinados análisis y elaborar estadísticas, informes u otros elementos que resuman los resultados de la actividad de recopilación, la respuesta debe describir cada uno de estos planes, incluido un plazo para su elaboración y publicación. La respuesta debe indicar claramente si la información se distribuirá interna o externamente.

17. Si busca aprobación para no mostrar la fecha de vencimiento para la aprobación de la OMB de la recopilación de información, explique las razones por las cuales su exhibición sería inapropiada.

Antes de responder a esta pregunta, el autor debe determinar si la agencia tiene previsto incluir en el formulario una fecha de vencimiento de la aprobación de la recopilación de información. Esta fecha no debe confundirse con otras fechas impresas en el formulario, como la fecha de creación del formulario o la fecha de la última revisión.

Si la agencia prefiere no imprimir la fecha de vencimiento de la aprobación de la OMB, entonces se debe incluir una declaración como la que se proporciona a continuación, seguida de una explicación de por qué la agencia considera que sería inapropiado mostrar la fecha de vencimiento.

"La agencia está buscando aprobación para no mostrar la fecha de vencimiento de la OMB en los (formularios/encuestas/cuestionarios) asociados con esta recopilación de información".

Si la agencia planea imprimir la fecha de vencimiento de la aprobación de la OMB en todos los formularios/encuestas/cuestionarios, entonces una declaración como la que aparece a continuación sería apropiada.

"La agencia planea mostrar la fecha de vencimiento para la aprobación por parte de la OMB de la recopilación de información en todos los instrumentos".

18. Explique cada excepción a la declaración de certificación identificada en el Punto 19 "Certificación para la Ley de Reducción de Trámites".

A. Declaración de certificación

La declaración de certificación se encuentra en la segunda página del formulario OMB 83-I. El autor de la declaración de respaldo de la recopilación de información y el firmante del formulario OMB 83-I deben leer las disposiciones de la declaración para asegurarse de que no haya excepciones. Si las hubiera, se debe proporcionar una justificación detallada de cada una de ellas.

Si no hay excepciones a la declaración de certificación, se aplicaría la siguiente respuesta:

"La agencia puede certificar el cumplimiento de todas las disposiciones del Artículo 19 del Formulario 83-I de la OMB".

B. Recopilaciones de información empleando métodos estadísticos

La agencia debe estar preparada para justificar su decisión de no utilizar métodos estadísticos en cualquier caso en que dichos métodos puedan reducir la carga o mejorar la precisión de los resultados. Cuando se marca "Sí" en el Punto 17 del Formulario OMB 83-I, las respuestas a las siguientes preguntas deben incluirse en la Declaración de apoyo en la medida en que se apliquen a los métodos propuestos. Si no hay métodos estadísticos involucrados, se debe proporcionar una respuesta que lo indique. NOTA: Todas las recopilaciones de información que involucran encuestas o cuestionarios, independientemente de si se utilizan o no métodos estadísticos, están sujetas a una revisión por parte del Servicio Nacional de Estadísticas Agrícolas (NASS). La OMB considera al NASS como una fuente interna de experiencia en el desarrollo de encuestas, desarrollo de marcos de muestreo y métodos de encuesta. Sus sugerencias y comentarios deben considerarse seriamente al preparar la solicitud de aprobación de la recopilación de información. Coordínese con Ginny McBride (720-5778) de esa agencia para organizar que se realice esta revisión antes de enviar la recopilación de información para su procesamiento por parte de la agencia y el Departamento.

1. Describa (incluyendo una estimación numérica) el universo potencial de encuestados y cualquier método de muestreo u otro método de selección de encuestados que se utilizará. Los datos sobre el número de entidades (por ejemplo, establecimientos, unidades de gobierno estatales y locales, hogares o personas) en el universo cubierto por la recopilación y en la muestra correspondiente deben proporcionarse en forma de tabla para el universo en su conjunto y para cada uno de los estratos en la muestra propuesta. Indique las tasas de respuesta esperadas para la recopilación en su conjunto. Si la recopilación se había realizado anteriormente, incluya la tasa de respuesta real lograda durante la última recopilación.

La respuesta debe describir el universo de encuestados y cómo se seleccionó o se seleccionará dicho universo. También debe explicarse el método de muestreo. Con respecto a la tasa de respuesta, la descripción debe cubrir el porcentaje real de la tasa de respuesta que se anticipa. Las recopilaciones que anticipan una tasa de respuesta inferior al 75% no se enviarán a la OMB. Además, la agencia debe describir los esfuerzos que se realizarán para asegurar una alta tasa de respuesta, incluyendo llamadas telefónicas o correspondencia previa a la encuesta, recordatorios posteriores al correo, etc. Si se utilizará correspondencia para aumentar la tasa de respuesta, se deben incluir en el paquete copias de todas las cartas, guiones telefónicos u otros materiales. Si la recopilación se ha realizado anteriormente, se debe proporcionar un resumen de esa actividad que incluya la tasa de respuesta lograda.

2. Describa los procedimientos para la recopilación de información, incluyendo:

• Metodología estadística para la estratificación y selección de la muestra,
• Procedimiento de estimación,
• Grado de precisión necesario para el fin descrito en la justificación,
• Problemas inusuales que requieren procedimientos de muestreo especializados y
• Cualquier uso de ciclos periódicos (menos frecuentes que los anuales) de recopilación de datos para reducir la carga.

La respuesta debe incluir una respuesta a cada una de las subpartes de esta pregunta. Cuando se considere que la recopilación está en curso (es decir, que se ha realizado anteriormente y continuará en el futuro previsible), se debe describir cualquier cambio que se haya realizado en los procedimientos o la metodología estadística de la recopilación desde la última aprobación.

3. Describir los métodos para maximizar las tasas de respuesta y abordar los problemas de falta de respuesta. Debe demostrarse que la precisión y fiabilidad de la información recogida son adecuadas para los usos previstos. En el caso de las recopilaciones basadas en muestreo, debe proporcionarse una justificación especial para cualquier recopilación que no produzca datos "fiables" que puedan generalizarse al universo estudiado.

Esta pregunta es algo redundante con respecto a una parte de la pregunta B1. La respuesta a B1 puede repetirse para esta pregunta; sin embargo, se debe proporcionar una explicación más detallada del plan de acción de la agencia para abordar la falta de respuesta. Si la recopilación se clasifica como cualitativa y no emplea necesariamente un marco de muestreo u otros métodos estadísticos probados, entonces se debe explicar exactamente qué utilidad práctica tendrá la recopilación para la agencia. Esta explicación debe incluir una lista de los usos específicos que la agencia planea dar a los datos recopilados.

4. Describa las pruebas de procedimientos o métodos que se realizarán. Se recomienda realizar pruebas como un medio eficaz para refinar las recopilaciones de información a fin de minimizar la carga y mejorar la utilidad. Las pruebas deben aprobarse si requieren respuestas a preguntas idénticas de 10 o más encuestados. Una prueba propuesta o un conjunto de pruebas pueden presentarse para su aprobación por separado o en combinación con la recopilación principal de información.

La respuesta debe describir en detalle todas las pruebas planeadas de la colección, incluyendo quiénes forman parte de la muestra de prueba, cómo fueron elegidos, qué criterios de evaluación se usarán o se usaron para la prueba y los comentarios específicos de los participantes de la prueba. Si corresponde, se debe proporcionar un resumen de cómo se modificaron el instrumento de recolección o los métodos estadísticos como resultado de la fase de prueba.

5. Proporcione el nombre y el número de teléfono de las personas consultadas sobre los aspectos estadísticos del diseño y el nombre de la unidad de la agencia, el(los) contratista(s), el(los) beneficiario(s) u otra(s) persona(s) que realmente recopilarán y/o analizarán la información para la agencia.

Incluya a todas las personas que hayan contribuido o comentado sobre la encuesta, el marco de la muestra, los métodos estadísticos u otros aspectos de la recopilación. Asegúrese de que se haga referencia a los representantes de NASS o la información se devolverá a la agencia para que se realice esta revisión.