Incorporación y acceso a ezFedGrants
Preguntas frecuentes: incorporación y acceso a ezFedGrants
Las páginas de preguntas frecuentes (FAQ) brindan respuestas a preguntas, inquietudes, errores y problemas comunes relacionados con ezFedGrants. Las preguntas frecuentes deben consultarse antes de comunicarse con el servicio de asistencia de ezFedGrants y como complemento a los demás materiales de capacitación de este sitio web.
Introducción
Estas preguntas frecuentes cubren todo tipo de temas relacionados con la preparación de su organización y personal para usar ezFedGrants, incluido el registro de la organización; cuentas, perfiles y roles individuales; envío y revisión de solicitudes de asignación de roles; y administración de roles de usuario y acceso para los miembros de su organización.
- Descripción general del acceso
- Autenticación electrónica
- Roles
- Organización
- Envío de solicitud de asignación de funciones
- Perfiles de usuario
- GAO: Revisión de solicitudes de asignación de funciones
- GAO: gestión de roles y acceso
Descripción general del acceso
¿Dónde está el portal externo ezFedGrants y cómo puedo acceder a él?
El portal externo está disponible a través del botón Iniciar ezFedGrants en el sitio web de ezFedGrants .
¿Cómo accedo al portal externo ezFedGrants?
Para acceder al portal externo ezFedGrants se requiere lo siguiente:
- Una cuenta de Login.gov que esté vinculada a una autenticación electrónica del USDA.
- Una identidad verificada . Durante el proceso de registro, tendrá la opción de completar la verificación de identidad a través de Login.gov en línea o en persona en un Centro de Servicio del USDA.
- Una vez creada su cuenta de Login.gov, deberá solicitar un rol de usuario . Consulte más información sobre acceso y asignación de roles de usuario .
¿Cómo puedo comenzar como nuevo usuario externo de ezFedGrants?
Paso 1 : Haga clic en el botón Iniciar ezFedGrants en la página de inicio de ezFedGrants . En el inicio de sesión de eAuth para ezFedGrants, seleccione Cliente.
Paso 2: En Inicio de sesión de cliente , haga clic en la opción Login.gov.
Nota: Si ya tiene una cuenta en Login.gov, inicie sesión y siga las instrucciones.
Paso 3: En la página Login.gov , haga clic en "Crear una cuenta" y siga las instrucciones para configurar su cuenta, vincularla a USDA eAuth y verificar su identidad. Si tiene preguntas sobre cómo crear su cuenta, vincularla a eAuth o verificar su identidad, visite las Preguntas frecuentes sobre USDA eAuth para obtener más información.
Paso 4: Consulte la ayuda de trabajo de asignación de roles (PDF, 1.8 MB) para obtener orientación sobre cómo solicitar un rol con ezFedGrants.
Al intentar enviar una solicitud de acceso a ezFedGrants, ¿no puedo encontrar mi organización?
Ingrese el número de Identificación de entidad única (UEI) de su organización en el campo de criterios de búsqueda y haga clic en el botón de búsqueda. Si su organización ya está en el sistema, debería aparecer en los resultados de la búsqueda. Si no se encuentran resultados, comuníquese con el servicio de asistencia de ezFedGrants a ezFedGrants-cfo@usda.gov .
Autenticación electrónica
Para obtener información y orientación sobre cómo crear una cuenta Login.gov para usar con ezFedGrants y otras aplicaciones del USDA, visite las preguntas frecuentes del sitio web eAuth del USDA .
Roles
¿Qué roles están disponibles en el Portal Externo ezFedGrants?
Los tres roles principales son: Oficial administrativo de subvenciones (GAO), Procesador de subvenciones (GP) y Funcionario firmante (SO). Los usuarios con un rol principal pueden ser asignados temporalmente al rol secundario de Funcionario certificador. Las definiciones e información sobre los roles de usuario del Portal externo ezFedGrants se pueden encontrar en laReferencia rápida de roles de usuario del Portal externo ezFedGrants (PDF, 37.5 KB) .
¿Qué rol de usuario principal es adecuado para mí?
Para determinar qué rol de usuario de ezFedGrants se alinea mejor con sus responsabilidades ocupacionales relacionadas con las subvenciones, revise el documentode Referencia rápida de roles de usuario del portal externo de ezFedGrants (PDF, 37.5 KB) y comuníquese con otros miembros de su organización y los puntos de contacto de la agencia del USDA.
¿Puedo tener más de un rol?
Cada usuario solo puede tener un rol principal en el Portal externo de ezFedGrants, pero cada organización puede tener varios usuarios con el mismo rol principal. Los roles principales son Oficial administrativo de subvenciones (GAO), Procesador de subvenciones (GP) y Oficial firmante (SO). Sin embargo, existe el siguiente rol secundario (complementario) en el Portal externo de ezFedGrants:
- Se le puede designar como funcionario certificador para reclamos, reembolsos o informes específicos. Esta función se puede asignar a cualquier usuario y solo se aplica a un reclamo, reembolso o informe específico.
Consulte laReferencia rápida de roles de usuario del portal externo ezFedGrants (PDF, 37.5 KB) para obtener más información sobre los distintos roles de ezFedGrants.
¿Puede mi organización tener varios GAO, GP o SO?
Sí. Cada usuario individual solo puede tener un rol principal (GAO, GP o SO), pero cada organización puede tener varios usuarios con el mismo rol (por ejemplo, tres GAO, tres GP y dos SO).
Consulte el documentode Referencia rápida de roles de usuario del portal externo ezFedGrants (PDF, 37.5 KB) para obtener más información sobre los distintos roles de ezFedGrants.
¿Puedo ser el Oficial Administrativo de Subvenciones (GAO) para más de una identificación de organización (combinación UEI/CAGE) en el sistema ezFedGrants?
Sí, consulte la Referencia rápida sobre cómo trabajar con varias organizaciones en ezFedGrants (PDF, 73.1 KB) para obtener instrucciones.
¿Cómo cambio de roles?
Un GAO puede cambiar su rol de usuario en cualquier momento a través de la pantalla Administrar permisos. Sin embargo, todos los elementos de trabajo y las conexiones relacionadas con el rol a aplicaciones, acuerdos, reclamos, informes, etc. específicos se eliminarán cuando se cambie su rol. Por ejemplo, si usted es un Procesador de subvenciones (GP) y crea una solicitud, pero luego su rol cambia a Funcionario firmante (SO), ya no tendrá la capacidad de modificar la solicitud que creó como GP, porque el rol de SO no tiene permiso para crear o editar solicitudes.
Si usted es un GAO, otro GAO debe cambiar su rol, porque los GAO no pueden cambiar su propio rol.
¿Los roles se asignan por usuario o por acuerdo?
Los roles del Portal externo de ezFedGrants se asignan a nivel de usuario. No puede ser Procesador de subvenciones (GP) para un acuerdo y Funcionario signatario (SO) para otro. Usted es un GP, un SO o un GAO para todas las solicitudes, acuerdos, reclamos, reembolsos e informes de su(s) organización(es).
Organizaciones
¿Cuál es la cantidad mínima de usuarios/roles necesarios para que una organización utilice el Portal externo ezFedGrants?
Cada organización necesita al menos dos usuarios para utilizar completamente el Portal externo de ezFedGrants. Para completar todas las tareas de gestión de acuerdos en el Portal externo de ezFedGrants, una organización debe tener al menos un usuario con el rol de Oficial administrativo de subvenciones (GAO) y al menos un usuario con el rol de Oficial firmante (SO). Sin un Oficial firmante, su organización no podrá enviar solicitudes ni firmar documentos de acuerdos a través del Portal externo de ezFedGrants. Deberá completar estas acciones sin conexión (es decir, por correo electrónico). No cambie temporalmente los roles de los usuarios para cumplir con el requisito de SO. Cuando se cambia el rol de un usuario de GAO o Procesador de subvenciones (GP) a SO (y viceversa), perderá todos los elementos de trabajo asignados a su rol anterior y surgirán problemas con las responsabilidades futuras relacionadas con el rol. Por ejemplo, una vez que un SO firma una solicitud, también deberá firmar el documento de acuerdo de adjudicación resultante y cualquier documento de enmienda futuro. Cambiar los roles romperá el vínculo entre el SO y la solicitud/acuerdo.
¿Qué es el Identificador Único de Entidad (UEI) y por qué reemplazó al Número DUNS?
El 4 de abril de 2022, el gobierno federal dejó de utilizar el número DUNS para identificar de forma única a las entidades. Ahora, las entidades que hacen negocios con el gobierno federal utilizan el identificador único de entidad (UEI) creado en SAM.gov. Las entidades que hacen negocios con el gobierno federal ya no tienen que ir a un sitio web de terceros para obtener su identificador. Esta transición permite al gobierno agilizar el proceso de identificación y validación de entidades, lo que hace que sea más fácil y menos oneroso para las entidades hacer negocios con el gobierno federal.
¿El Identificador Único de Entidad (UEI) expirará alguna vez?
No. Una vez asignado, el ID de entidad único nunca caducará. Los registros de entidades en SAM.gov caducan anualmente y requieren una renovación anual. Esas duraciones no se ven afectadas por la asignación del ID de entidad único.
¿Qué es el ID de la organización CRM?
El ID de organización de CRM es el mismo que el código de proveedor del Sistema de gestión financiera del USDA (FMMI) de su organización. Puede obtener esta información comunicándose con un representante de la agencia del USDA.
¿Cómo registro mi organización?
Visite SAM.gov para registrar su organización y obtener un número de Identificación Única de Entidad (UEI). Verifique que su organización no haya sido registrada antes de comenzar el proceso de registro. La Identificación Única de Entidad se asigna automáticamente a las entidades cuando solicitan una Identificación Única de Entidad (UEI) o se registran en SAM.gov.
Un tercero se puso en contacto conmigo con respecto a las tarifas asociadas con el registro o el mantenimiento del registro de mi organización en SAM.gov. ¿Es esto legítimo?
Sí, es legítimo, pero registrarse en SAM.gov es gratuito y mantener el registro es gratuito. La contratación de servicios de terceros queda a criterio exclusivo de cada organización.
¿Puede mi organización tener múltiples registros (números UEI, registros de proveedores, etc.)?
Las organizaciones con múltiples registros existen como registros de proveedores separados en el Sistema ezFedGrants, porque cada registro tiene información separada sobre impuestos, contactos, bancos y proveedores, aunque todos estén bajo la misma organización matriz (por ejemplo, colegios separados dentro de una sola universidad).
Puede tener acceso para múltiples organizaciones en ezFedGrants, como se describe en la Referencia rápida sobre cómo trabajar con múltiples organizaciones en ezFedGrants (PDF, 73.1 KB) .
¿Cómo puedo cambiar, unirme o abandonar una organización?
Para cambiar o abandonar una organización en ezFedGrants, debe comunicarse con un GAO de esa organización para desactivar su acceso a ezFedGrants. Una vez que se desactive su acceso, puede enviar una nueva solicitud de acceso para la nueva organización. Sin embargo, complete todos los elementos procesables pendientes antes de que se desactive su acceso, ya que cualquier elemento procesable que quede sin terminar se perderá a menos que otros usuarios tengan acceso a esos elementos procesables o que el GAO los reasigne.
Si usted es un GAO, otro GAO debe desactivar su acceso, porque los GAO no pueden desactivar su propio acceso.
Si usted es el único usuario de una organización, debe comunicarse con la mesa de ayuda de ezFedGrants para desactivar su acceso.
Para unirse a organizaciones adicionales, consulte la Referencia rápida sobre cómo trabajar con varias organizaciones en ezFedGrants (PDF, 73.1 KB) .
Cómo enviar una solicitud de asignación de funciones
¿Por qué necesito tener una cuenta de autenticación electrónica y enviar una solicitud de asignación de roles?
La autenticación electrónica se utiliza para iniciar sesión en el portal externo de ezFedGrants, pero debe enviar una solicitud de asignación de roles para vincular su perfil de autenticación electrónica a una organización específica en el sistema ezFedGrants. Esto le permite enviar solicitudes, reclamos, informes y completar otras actividades relacionadas con subvenciones en el sistema ezFedGrants como representante de su organización.
¿Cambió recientemente el proceso de solicitud de acceso?
El 13 de octubre de 2023, el término "Solicitud de acceso" se cambió a "Solicitud de asignación de roles". El proceso se rediseñó para reducir la confusión y evitar que los nuevos usuarios envíen por error varias solicitudes de "Asignación de roles". El nuevo proceso también permite que los usuarios existentes envíen una solicitud para actualizar su rol a la Oficina Administrativa de Subvenciones (GAO) cuando la GAO actual ya no esté disponible. Se ha creado una nueva Ayuda de trabajo de asignación de roles para reflejar la nueva funcionalidad.
¿Dónde envío una solicitud de asignación de rol?
Las solicitudes de asignación de funciones se envían a través del portal externo de ezFedGrants. Seleccione el botón Iniciar ezFedGrants en el sitio web de ezFedGrants , inicie sesión en el portal externo de ezFedGrants con su nombre de usuario y contraseña de autenticación electrónica y, luego, seleccione el enlace Solicitud de asignación de funciones.
¿Qué debo hacer si no veo el enlace Solicitud de asignación de roles en el portal ezFedGrants?
Algunas pantallas de computadora pueden contraer el menú de navegación del lado izquierdo. Seleccione el ícono en la esquina superior izquierda para expandir el menú de navegación.
Si su menú de inicio no incluye el enlace Solicitud de asignación de roles, pero incluye otras opciones como Acuerdos, Solicitudes, etc., ya tiene acceso al Portal externo de ezFedGrants. Si necesita cambiar o unirse a más organizaciones, consulte la Referencia rápida sobre cómo trabajar con varias organizaciones en ezFedGrants (PDF, 73.1 KB) .
¿Cómo envío una solicitud de asignación de rol?
Las instrucciones se proporcionan en la ayuda de trabajo de asignación de roles (PDF, 1.8 MB) .
¿Puedo guardar mi solicitud de asignación de rol y completarla más tarde?
Sí, las solicitudes de asignación de roles se pueden guardar. Si hace clic en el botón Guardar en la parte superior de la pantalla, guardará su progreso y cerrará la solicitud. Verá la solicitud en estado de borrador en su pantalla. Puede finalizarla más tarde haciendo clic en el enlace de ID de caso de asignación de roles.
¿Qué rol debo seleccionar?
Consulte la sección de Preguntas frecuentes sobre roles para obtener más información sobre los roles en el Portal externo ezFedGrants.
¿Por qué tengo que especificar una Agencia cuando selecciono el rol de Oficial Administrativo de Subvenciones (GAO) en la Solicitud de Asignación de Rol?
Una vez que seleccione el rol de GAO en el menú desplegable de selección de roles, aparecerá un menú adicional para la selección de agencias. Si es el primer usuario de ezFedGrants de su organización, la solicitud de asignación de roles será revisada por la agencia seleccionada. Si su organización ya tiene un GAO, este campo no tendrá ningún impacto.
¿Qué pasa si selecciono el rol incorrecto en mi solicitud de asignación de rol?
Quien apruebe su solicitud de asignación de rol tendrá la oportunidad de cambiar el rol asignado a usted al aprobar su solicitud.
Si su solicitud se aprueba con el rol incorrecto, cualquier usuario con el rol de Oficial administrativo de subvenciones (GAO) en su organización podrá modificar su rol. Si usted tiene el rol de GAO, otro GAO debe modificar su rol, ya que los GAO no pueden cambiar su propio rol.
¿Cómo sé si he seleccionado las organizaciones correctas para mi solicitud de asignación de funciones?
Cuando selecciona una organización de los resultados de búsqueda, los campos Detalles de la organización se completarán según su selección. Revise los detalles en estos campos, en particular el ID de entidad único (UEI), para asegurarse de que sean correctos.
Si ha seleccionado la organización incorrecta, haga clic en el botón Eliminar y luego en el botón Unirse a otra organización para repetir la búsqueda de organización.
Si no conoce los detalles de su organización, comuníquese con el Oficial Administrativo de Subvenciones (GAO) de su organización o con un representante de la agencia del USDA para confirmar el número de Identificación Única de Entidad (UEI)/identificadores únicos correctos para su organización.
¿Por qué mi organización no aparece en los resultados de búsqueda en ezFedGrants incluso cuando busco por el número de identificación de entidad única (UEI)?
Intente realizar una búsqueda únicamente por UEI en los criterios de búsqueda. Si aún no puede encontrar su organización en el sistema ezFedGrants, comuníquese con el servicio de asistencia de ezFedGrants a ezFedGrants-cfo@usda.gov .
¿De dónde se extraen los detalles de la organización?
La información organizacional en el sistema ezFedGrants se basa en los registros de SAM y/o del IRS. El título registrado de su organización u otra información pueden diferir del título o información común que utiliza día a día.
¿Qué pasa si envío mi solicitud de asignación de rol con una organización incorrecta seleccionada?
Si la solicitud de asignación de rol no ha sido aprobada, puede retirarla y crear una nueva.
Si el aprobador sabe que ha seleccionado la organización incorrecta, debe rechazar su solicitud de asignación de funciones para que pueda enviar una nueva solicitud con la organización correcta seleccionada. Si seleccionó varias organizaciones en su solicitud de asignación de funciones, es posible que se rechacen organizaciones individuales mientras que se aprueban otras. Puede unirse a organizaciones adicionales después de que se apruebe al menos una organización. Consulte la Referencia rápida sobre cómo trabajar con varias organizaciones en ezFedGrants (PDF, 73.1 KB) para obtener más información.
Si su solicitud se aprueba bajo la organización incorrecta, un usuario con el rol de Oficial Administrativo de Subvenciones (GAO) para la organización incorrecta debe desactivar su acceso. Si usted es el único usuario de la organización incorrecta, comuníquese con el Centro de ayuda de ezFedGrants para obtener ayuda para desactivar su acceso.
¿Quién es mi punto de contacto?
A los efectos de la Solicitud de asignación de roles, su Punto de contacto debe ser alguien (que no sea usted mismo) dentro de su organización que pueda confirmar la información proporcionada en su Solicitud de asignación de roles, así como su asociación con la organización y su necesidad de acceso.
Por lo general, aunque no siempre, se trata de un supervisor. Si su cargo organizacional depende de un alto nivel de gestión o de miembros de la junta directiva, es posible que deba proporcionar un colega u otro punto de contacto que esté involucrado más directamente con sus funciones ocupacionales relacionadas con las subvenciones. Su punto de contacto no necesita tener acceso a ezFedGrants.
¿Dónde está el botón Enviar?
El botón Enviar solo está disponible cuando se visualiza la última sección de la solicitud de asignación de rol: la sección Información de contacto.
Recibí un mensaje de error al intentar enviar mi solicitud de asignación de rol.
Los siguientes son posibles mensajes de error que aparecen al enviar solicitudes de asignación de roles:
- Campos faltantes o incorrectos: verifique que haya completado todos los campos obligatorios en las tres secciones de la solicitud de acceso. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco (*).
- Error sin GAO: la organización que ha seleccionado aún no tiene ningún usuario en el Portal externo ezFedGrants y usted ha seleccionado un rol distinto al de GAO.
- Verifique que haya seleccionado la organización correcta.
- Si necesita el rol de Funcionario Firmante o Procesador de Subvenciones: debe esperar hasta que otro usuario haya obtenido el rol de GAO antes de enviar una solicitud de acceso.
- Si necesita el rol GAO: Verifique que haya seleccionado el rol GAO y seleccionado una agencia para revisar su solicitud de acceso.
- Otros errores: Si el mensaje de error se relaciona con un problema del sistema o tecnológico, envíe una captura de pantalla del error (si es posible) y/o una descripción al servicio de asistencia técnica de ezFedGrants a ezFedGrants-cfo@usda.gov .
¿Quién aprueba mi solicitud de asignación de rol?
Si usted es el primer usuario de ezFedGrants de su organización, su solicitud será revisada por un Oficial de Gestión de Subvenciones de la Agencia del USDA (AGMO) de la agencia que usted seleccionó al enviar su Solicitud de Asignación de Funciones.
Si su organización ya tiene al menos un usuario con acceso a ezFedGrants, su solicitud será revisada por el Oficial Administrativo de Subvenciones (GAO) de su organización.
¿Cómo sabré cuando mi solicitud esté aprobada?
Una vez que el aprobador tome medidas sobre su solicitud de asignación de roles, recibirá un correo electrónico con la decisión del aprobador.
Si su solicitud ha sido aprobada, tendrá acceso al Portal externo ezFedGrants completo, en la medida en que lo permitan los permisos asociados con su función de usuario.
¿Por qué fue rechazada mi solicitud?
Algunas razones comunes para el rechazo de solicitudes de asignación de roles son:
- El usuario ha seleccionado la agencia incorrecta para revisar la solicitud: esto se aplica a los usuarios que solicitan el puesto de Oficial administrativo de subvenciones (GAO). Asegúrese de haber seleccionado la agencia del USDA correcta en la sección Selección de funciones de la solicitud de asignación de funciones.
- El usuario no ha proporcionado un punto de contacto (POC) válido: Su punto de contacto debe ser 1) alguien que no sea usted mismo y 2) alguien que pueda confirmar su asociación con su organización y su necesidad de acceso a ezFedGrants.
¿Qué pasa si mi solicitud es rechazada?
Si solo incluyó una organización en su solicitud de asignación de funciones o su solicitud es rechazada para todas las organizaciones, deberá enviar una nueva solicitud de asignación de funciones. Comuníquese con la persona o agencia que revisó su solicitud para obtener orientación.
Perfiles de usuario
¿Cómo puedo ver mi perfil de usuario?
Haga clic en su nombre en la esquina superior derecha de la pantalla del Portal externo ezFedGrants y luego seleccione Perfil en el menú desplegable.
¿Cómo edito mi perfil de usuario?
En la pantalla Perfil de usuario, seleccione el botón Actualizar perfil. Consulte la Guía de trabajo Cómo usar ezFedGrants: su perfil de usuario (PDF, 759 KB) para obtener más información.
¿Cuándo necesito actualizar mi perfil del Portal Externo ezFedGrants?
Puede actualizar su dirección de contacto, título académico y ocupación en ezFedGrants. Su nombre, correo electrónico y teléfono deben actualizarse en su cuenta de eAuthentication. Cuando inicie sesión en ezFedGrants después de que se haya actualizado su cuenta de eAuthentication, ezFedGrants se actualizará automáticamente. Una dirección de correo electrónico correcta es importante ya que las agencias del USDA la utilizan para comunicarse con usted. Una dirección de correo electrónico incorrecta puede impedir o retrasar la entrega de correos electrónicos de notificación y otras comunicaciones.
GAO: Revisión de solicitudes de asignación de funciones
¿Cómo reviso las solicitudes de asignación de roles?
Se puede acceder a los elementos de trabajo de la solicitud de asignación de roles a través de la sección Elementos procesables en la pantalla de inicio del portal externo de ezFedGrants. Consulte la ayuda de trabajo Revisar la solicitud de asignación de roles de ezFedGrants (PDF, 856 KB) para obtener más información.
GAO: gestión de roles y acceso
¿Cómo elimino un usuario que ya no es parte de mi organización?
Los GAO pueden desactivar el acceso al portal externo de ezFedGrants para los usuarios de su organización a través de la pantalla Administrar permisos. Los GAO no pueden desactivar su propio acceso. Consulte la Ayuda de trabajo de administración de roles y acceso de ezFedGrants (PDF, 595 KB) para obtener más información.
Soy un GAO. ¿Por qué no veo mi nombre en la pantalla Administrar permisos?
Dado que los GAO no pueden desactivar su propio acceso ni cambiar su propio rol, no se verán a sí mismos en la pantalla Administrar permisos. Otro GAO podrá ver su nombre en la pantalla Administrar permisos y desactivar su acceso o cambiar su rol, si es necesario.
Como GAO, ¿cómo sé si se aplicó una desactivación o un cambio de rol?
Cuando seleccione el botón Cambiar o Desactivar, aparecerá una ventana emergente que le solicitará que confirme su decisión. Al seleccionar el botón Aceptar, se aplicará su decisión y se actualizará la pantalla Administrar permisos.
