Procedimientos y políticas de adquisiciones
Introducción
Esta guía ha sido preparada para ayudar a las empresas que están interesadas en vender sus productos y servicios al Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA). Debido a la diversidad y dispersión de los programas agrícolas, la comercialización al USDA puede ser una tarea compleja. Esta hoja informativa describe los procedimientos y políticas de adquisición que se aplican generalmente a las compras realizadas por el USDA. Otros folletos explican en términos generales los tipos de artículos comprados, quién los compra y dónde se compran. También se incluye información dirigida específicamente a las pequeñas empresas, las desfavorecidas y las de propiedad de mujeres.
USDA
El USDA fue creado por el Congreso en 1862 "...para adquirir y difundir entre la población de los Estados Unidos información útil sobre temas relacionados con la agricultura... y para obtener, propagar y distribuir entre la población semillas y plantas nuevas y valiosas". Hoy en día, las funciones del USDA han evolucionado para incluir la investigación, la educación, la conservación, la comercialización y los servicios al consumidor, el trabajo regulatorio y el desarrollo rural.
Dónde se realizan las adquisiciones
El USDA compra bienes y servicios de manera descentralizada. En este kit se incluye un Directorio de Oficinas de Compras del USDA, que enumera las principales oficinas de compras del USDA y de las agencias del USDA. Se insta a los proveedores a que se pongan en contacto con las oficinas de compras enumeradas para obtener más información sobre los productos y servicios específicos que se compran. También se realizan compras en muchas oficinas más pequeñas que no están incluidas en la lista. Sin embargo, las compras que se realizan en estas oficinas generalmente se limitan a artículos de bajo valor en dólares y disponibles en el mercado local. Los nombres y las ubicaciones de las oficinas más pequeñas están disponibles en la oficina de la agencia del USDA en la que se encuentra el jefe del designado para la actividad contractual (HCAD). Estas oficinas se identifican en el Directorio de Oficinas de Compras del USDA.
Cómo el USDA adquiere bienes y servicios
¡Ventaja GSA!®
El USDA satisface muchos de sus requisitos de artículos de uso común a través de GSA Advantage!® , un sistema en línea de la Administración de Servicios Generales (GSA) desde el cual se pueden solicitar artículos en existencia de GSA y productos y servicios del Programa de Suministros Federales (FSS). Los productos y servicios de Federal Prison Industries, Inc. (FPI), también conocida como UNICOR, y las agencias sin fines de lucro que atienden a personas ciegas o con discapacidades graves (National Industries for the Blind [NIB] y las agencias sin fines de lucro que atienden a personas con discapacidades graves distintas de la ceguera (NIB/NISH)) se venden a través de GSA Advantage. Cuando productos o servicios específicos de UNICOR o NIB/NISH no estén disponibles a través de GSA Advantage, el USDA puede adquirirlos directamente de UNICOR o de las agencias sin fines de lucro de NIB/NISH.
Programa de suministro federal de la GSA y otros contratos gubernamentales
Uno de los métodos principales para adquirir bienes y servicios que no están disponibles a través de GSA Advantage!® es realizar pedidos a proveedores que tienen contratos del Programa de Suministro Federal (FSS) de GSA o que tienen contratos de tipo de entrega indefinida emitidos por una agencia federal pero contra los cuales otras oficinas federales pueden emitir pedidos.
Procedimientos de compra
El USDA utiliza una variedad de procedimientos para realizar compras en el mercado abierto. Estos procedimientos, regidos por el Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR) y el Reglamento de Adquisiciones Agrícolas del USDA (AGAR), se resumen a continuación. Tanto el FAR como el AGAR están disponibles en línea. Las adquisiciones de productos agrícolas (alimentos) por parte del Servicio de Comercialización Agrícola (AMS) y de la Oficina de Productos Básicos de Kansas City de la Agencia de Servicios Agrícolas (FSA KCCO) en algunos casos no están sujetas al FAR o al AGAR, pero siguen procedimientos comparables. Puede obtenerse más información sobre estos procedimientos en el AMS y la FSA KCCO.
Microcompras por parte de personal no relacionado con compras
Dentro del USDA, las microcompras (adquisiciones de $2,500 o menos) generalmente no se remiten a una oficina de adquisiciones, sino que son compradas por personal autorizado no relacionado con adquisiciones mediante el uso de una tarjeta de compra comercial del Gobierno.
Procedimientos de adquisición simplificados
En el caso de las adquisiciones cuyo costo se estima en más de 2.500 dólares, pero no más de 100.000, las oficinas de adquisiciones suelen utilizar procedimientos de adquisición simplificados. Estos procedimientos son menos estructurados que los de las licitaciones en sobre cerrado o las adquisiciones negociadas. Se exige la máxima competencia posible y, por lo general, se considera que la solicitud de al menos tres fuentes cumple este requisito. Las adquisiciones en este rango de dólares se reservan para la participación exclusiva de pequeñas empresas, a menos que exista una razón por la que esto no sea factible.
Hasta $25,000, las solicitudes de cotización suelen ser orales y rara vez se utilizan solicitudes escritas. Los avisos de oportunidades comerciales de más de $25,000 se publican en el sitio web de oportunidades de contrato de SAM.gov . Estos avisos, también conocidos como sinopsis, pueden contener información suficiente para que los proveedores presenten cotizaciones (esto se conoce como sinopsis/solicitud combinada) y en estos casos no se emite una solicitud escrita por separado.
Licitación en sobre cerrado y procedimientos negociados
En el caso de adquisiciones cuyo valor se estima que supera los 100.000 dólares, se utilizan procedimientos de licitación en sobre cerrado o negociados. Estos procedimientos son más formales y estructurados que los procedimientos de adquisición simplificados. Estas adquisiciones deben (con excepciones limitadas) ser objeto de concurso mediante procedimientos que permitan una competencia plena y abierta, lo que significa que todas las fuentes responsables pueden competir. Las adquisiciones en este rango de dólares suelen estar resumidas en las Oportunidades de contratación de SAM.gov sitio web antes de la emisión de la convocatoria escrita (Invitación a presentar ofertas o Solicitud de propuestas).
Subasta sellada
En el marco de los procedimientos de licitación en sobre cerrado, se emite una invitación a presentar ofertas a las empresas interesadas para que compitan mediante la presentación de una oferta en sobre cerrado. Las ofertas se abren públicamente en la fecha y hora especificadas en la invitación. Las ofertas se evalúan sin debate y el contrato se adjudica al licitador responsable cuya oferta, de conformidad con la invitación, sea la más ventajosa para el Gobierno, teniendo en cuenta únicamente el precio y los factores relacionados con el precio incluidos en la invitación.
Procedimientos negociados
En virtud de estos procedimientos, se emite una solicitud de propuestas (RFP) en la que se invita a las empresas interesadas a presentar sus propuestas en una fecha determinada. A diferencia de las ofertas presentadas en licitación cerrada, las propuestas presentadas para negociación no se abren públicamente. Las propuestas recibidas se evalúan en función de los factores y subfactores incluidos en la solicitud. La adjudicación puede realizarse sin debates si el Gobierno incluye un aviso en la solicitud en el que se declare su intención de evaluar las propuestas y adjudicar sin debates. Si se llevan a cabo debates, se puede dar a los oferentes la oportunidad de revisar el precio, el cronograma, los requisitos técnicos, el tipo de contrato u otros términos y condiciones contractuales en su oferta. Una vez finalizados todos los debates y recibidas las revisiones finales de la propuesta, se adjudica al oferente responsable cuya oferta sea la más ventajosa para el Gobierno teniendo en cuenta el precio y los demás factores especificados en la solicitud.
Adquisiciones de artículos comerciales
La Ley de Simplificación de Adquisiciones Federales de 1994 estableció una preferencia para la adquisición de artículos comerciales y también estableció procedimientos destinados a asemejarse más al mercado comercial. Los procedimientos exclusivos para la adquisición de artículos comerciales se utilizan junto con los de adquisición simplificada, licitación en sobre cerrado o contratación por negociación. Los requisitos especiales relacionados con las adquisiciones de artículos comerciales incluyen una investigación de mercado ampliada, procedimientos de evaluación simplificados y la capacidad de seguir más de cerca la práctica comercial habitual para el artículo o servicio que se adquiere.
Sistema de Gestión de Premios (SAM)
En la mayoría de los casos, los contratistas deben registrarse en la base de datos del Sistema de Gestión de Adjudicaciones (SAM) antes de que se les puedan adjudicar contratos que superen el umbral de microcompra. Visite el sitio web del SAM .
Solicitud de Representaciones y Certificaciones en Línea (ORCA)
Además del registro en la Base de Datos de Contratistas, los contratistas también deben presentar sus representaciones y certificaciones electrónicamente a través de SAM.gov .
Investigación sobre innovación para pequeñas empresas
El programa SBIR del USDA otorga subvenciones competitivas a pequeñas empresas calificadas para apoyar conceptos avanzados y de alta calidad en investigación relacionada con programas científicos y oportunidades en la agricultura. El Programa de Transferencia de Tecnología e Investigación de Innovación para Pequeñas Empresas (SBIR/STTP) administra el programa SBIR del USDA.
Cómo obtener información sobre compras propuestas
Oportunidades de contratación en SAM.gov
El sitio web SAM.gov es el sitio web donde el público puede obtener información sobre oportunidades comerciales para todo el gobierno de más de $25,000. En este sitio se puede acceder electrónicamente a los resúmenes de las acciones contractuales propuestas, las solicitudes y la información asociada, y a los resúmenes de las adjudicaciones.
Copias de la solicitud en las oficinas de adquisiciones
Las oficinas de adquisiciones también mantienen y publican copias de las licitaciones abiertas para su fácil consulta. Se invita a los proveedores a visitar las distintas oficinas de adquisiciones para revisar y/o recoger copias de estas licitaciones. Los proveedores también pueden desear concertar citas para reunirse con el personal de adquisiciones para analizar los tipos de productos y servicios ofrecidos y las necesidades de los clientes de la oficina de adquisiciones.
Previsión de adquisiciones
La Oficina de Utilización de Pequeñas Empresas y Empresas Desfavorecidas (OSDBU) del USDA publica un pronóstico anual de oportunidades de adquisiciones en las agencias del USDA.
Venta de oportunidades a través de GSA
La GSA compra bienes y servicios para agencias del gobierno de los EE. UU., tanto a nivel nacional como en mercados locales, a través de su sede en Washington, DC y sus oficinas regionales en todo el país. La información sobre ventas al gobierno a través de la GSA está disponible en www.gsa.gov .
Política de adquisiciones
El Director de Adquisiciones del USDA y el Ejecutivo Superior de Adquisiciones del USDA tienen la responsabilidad general de las actividades de adquisiciones del USDA. La División de Políticas de Adquisiciones de la Oficina de Adquisiciones y Gestión de Propiedades del USDA brinda apoyo de personal a estas personas. Los proveedores pueden obtener información sobre cualquiera de las actividades de adquisiciones del USDA de la agencia específica del USDA o de la División de Políticas de Adquisiciones del USDA en la siguiente dirección postal:
Departamento de Agricultura de los Estados Unidos
Oficina de Adquisiciones y Gestión de Propiedades
División de Política de Adquisiciones
1400 Independence Ave., SW, parada de correo 9303
Washington, DC 20250
Teléfono: 202-720-7527
