Guía de vacaciones para el personal federal

Incluye orientación sobre recepciones, fiestas e intercambios de regalos que involucran a compañeros de trabajo, contratistas y supervisores

La temporada de fiestas es tradicionalmente una época de fiestas, recepciones e intercambio de regalos. Sin embargo, incluso durante la temporada de fiestas, se aplican las Normas de conducta. Para asegurarse de no violar las normas involuntariamente, a continuación se incluye un breve resumen de las normas aplicables. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con su asesor de ética:

Regla general:

El personal federal no puede aceptar obsequios ofrecidos por su cargo oficial ni ofrecidos por una "fuente prohibida". Una fuente prohibida es cualquier persona que:

• Solicita acción oficial por parte de la agencia del empleado;
• Hace negocios o busca hacer negocios con la agencia del empleado;
• Realizar actividades reguladas por la agencia del empleado;
• Tiene intereses que pueden verse sustancialmente afectados por el desempeño de sus funciones por parte del empleado; o
• Es una organización compuesta por los miembros descritos anteriormente.

Fiestas, jornadas de puertas abiertas y recepciones organizadas por fuentes no prohibidas:

1. El personal federal puede asistir a eventos sociales patrocinados por fuentes no prohibidas si no se cobra entrada (por ejemplo, la mayoría de las recepciones navideñas y jornadas de puertas abiertas).
2. El personal federal también podrá asistir a eventos permitidos por las excepciones de la siguiente sección.

Fiestas, jornadas de puertas abiertas y recepciones organizadas por fuentes prohibidas, incluidos los contratistas:

1. La regla general es que el personal federal no puede aceptar obsequios de fuentes prohibidas, incluidos contratistas y personal de contratistas.

   a. Excepción #1: El personal federal puede aceptar obsequios (que no sean dinero en efectivo) que no excedan los $20 , siempre que el monto total de obsequios que el empleado acepte de esa fuente no exceda los $50 por año.

   b. Excepción n.° 2: El personal federal puede aceptar obsequios, incluso de un empleado contratista, que se basen en una relación personal de buena fe . (Estos obsequios personales en realidad los paga el empleado contratista, no la empresa).

   c. Excepción n.° 3: El personal federal puede asistir, en general, a una jornada de puertas abiertas o recepción y aceptar cualquier obsequio o refrigerio si se trata de una reunión con una gran concurrencia y el supervisor del empleado determina que es en interés de la agencia que el empleado asista. NOTA: El uso de esta excepción requiere una determinación por escrito de la Oficina de Ética del USDA de que el evento califica como una reunión con una gran concurrencia .

   d. Excepción #4: El personal federal puede aceptar invitaciones (incluso de contratistas) que estén abiertas al público y todos los empleados del Gobierno.

   e. Excepción n.° 5: El personal federal puede aceptar invitaciones ofrecidas a un grupo o clase que no esté relacionado con el empleo gubernamental. (Por ejemplo, si el propietario del edificio donde se encuentra su oficina organiza una recepción para todos los inquilinos del edificio).

   f. Excepción #6: Se podrán aceptar refrigerios consistentes en refrescos, café, pasteles o refrescos similares que no constituyan una comida, ya que no se consideran un regalo.

   g. Excepción n.° 7: Una relación comercial externa u otra relación da como resultado la asistencia a un evento. Por ejemplo, el cónyuge de un empleado federal trabaja en Monsanto. El empleado federal puede acompañar al cónyuge a la fiesta de fin de año del empleado de Monsanto, ya que la invitación es para el cónyuge como empleado y no para el empleado federal debido a su cargo.

Fiestas, jornadas de puertas abiertas y recepciones organizadas por otro personal federal:

1. Invitación de su subordinado: Usted puede aceptar la hospitalidad personal en la residencia de un subordinado que se proporciona habitualmente en la ocasión.
2. Invitaciones de tu jefe o de un compañero de trabajo: sin restricciones. ¡Disfrútalas!

Regalos e intercambios de regalos entre personal federal:

1. Regla general: Los supervisores no pueden aceptar regalos de subordinados o personal federal que reciban un salario menor.

   a. Excepción n.° 1: Durante los días festivos, que ocurren ocasionalmente, los supervisores pueden aceptar regalos (que no sean dinero en efectivo) de $10 o menos de un subordinado.

   b. Excepción #2: Los supervisores pueden aceptar alimentos y refrigerios compartidos en la oficina y pueden compartir los gastos de una fiesta de oficina.

   c. Excepción #3: Si un subordinado es invitado a un evento social en la residencia del supervisor, el subordinado puede darle al supervisor un regalo de hospitalidad del tipo y valor que se suele dar en tal ocasión.

   Tenga en cuenta que no existen restricciones legales sobre los obsequios entregados a pares o subordinados; sin embargo, se debe aplicar el sentido común (y el buen gusto).

Regalos e intercambios de obsequios que incluyan personal del contratista:

1. Los obsequios de los contratistas, incluso durante las vacaciones, no pueden exceder los $20.
2. Regalos a contratistas: Consulte con el contratista, ya que muchos de ellos tienen códigos de ética similares a las normas federales y, por lo tanto, pueden impedir la aceptación de obsequios.

Otra información importante:

1. No puedes solicitar contribuciones de fuentes externas para tu fiesta. Esto incluye fondos, alimentos y artículos.
2. Generalmente las fiestas de oficina son eventos no oficiales y no se pueden utilizar fondos asignados para pagarlas.
3. Tenga en cuenta que los premios o sorteos pueden implicar apuestas, lo que requeriría el cumplimiento de los estatutos estatales y las normas federales. Las normas de la GSA prohíben las apuestas en los edificios que sean propiedad de la GSA o estén controlados por ella.
4. No puede utilizar fondos asignados para comprar y enviar tarjetas de felicitación.
5. Como regla general, la participación en eventos sociales durante las fiestas es personal, no oficial, y por lo tanto no se autorizaría el uso de vehículos gubernamentales para ir o volver de dichos eventos. Sin embargo, puede haber circunstancias muy limitadas en las que se invite a un funcionario o funcionario de alto rango a asistir debido a su cargo oficial y cuando desempeñará funciones oficiales en el evento en lugar de ser invitado porque es una persona importante. En estas situaciones, se puede autorizar el uso de un vehículo gubernamental, sujeto a las restricciones normales de transporte "de casa al trabajo". Sin embargo, tenga en cuenta que sería difícil, si no imposible, justificar el uso de un vehículo gubernamental cuando una función involucra al personal o la oficina inmediata de uno o eventos compuestos por amigos personales. Todas las solicitudes de uso de un vehículo gubernamental para asistir a eventos sociales durante las fiestas deben analizarse caso por caso.

Normas aplicables a los empleados contratistas:

1. Muchos contratistas tienen normas de ética o prácticas comerciales similares a las normas federales. Tenga en cuenta estas normas antes de ofrecer a los empleados de los contratistas regalos u oportunidades que tal vez no puedan aceptar.

Ejemplos:

1. Fiesta de la oficina (horas fuera de horario laboral): Su oficina está organizando una fiesta de fin de año durante la hora de almuerzo fuera de horario laboral o después del trabajo y solicita a cada persona que asista que pague $5 para cubrir los refrigerios y que traiga un plato o postre para compartir. Los empleados contratistas pueden asistir, pagar $5 y traer comida porque estas contribuciones no se consideran obsequios, sino una contribución de parte justa para los refrigerios.

   Recuerde que las contribuciones deben ser voluntarias, por lo que la solicitud debe hacerse con cuidado para garantizar que no haya presiones. Además, asegúrese de que este sea también el tiempo libre de trabajo de los empleados del contratista.

2. Fiesta de oficina (horario de trabajo): ¿Qué sucede con una fiesta que interrumpe el horario de trabajo? Por lo general, el gobierno no puede reembolsar a un contratista los gastos de moral y bienestar de sus empleados. El contratista tiene que decidir si permite que sus empleados asistan y renuncia al pago por su tiempo, o insiste en que sigan trabajando. Si se permite que los empleados del contratista asistan, el contratista también debe decidir si pagará a sus empleados por ese tiempo, aunque el gobierno no lo reembolse. El contratista no tiene que pagar a sus empleados por ese tiempo. Consulte con el funcionario de contratación y el asesor de ética antes de invitar a los empleados del contratista a una función durante su horario de trabajo.
3. Regalo para el supervisor: Su oficina desea darle un regalo al supervisor de la oficina. Sin embargo, no puede solicitar a otros empleados que contribuyan a un regalo grupal. (Los regalos grupales solo se permiten para eventos especiales y poco frecuentes, como jubilaciones). En cuanto a los empleados contratistas, no puede pedirles que contribuyan con nada, ya que se considera solicitar un regalo de una fuente prohibida. Incluso si los empleados contratistas se ofrecen voluntariamente a contribuir con dinero en efectivo, es posible que no lo acepten porque la excepción de $20 no se aplica al dinero en efectivo.
4. Intercambio de regalos: Su oficina, incluidos los empleados del contratista, desea intercambiar regalos en la fiesta. Si los regalos se eligen al azar o se intercambian, no hay límites monetarios (excepto el sentido común) porque el comprador del regalo no sabe quién lo recibirá finalmente. Los intercambios de regalos en los que los empleados compran regalos para otros empleados cuyos nombres extrajeron al azar son más problemáticos. Cuando se trata de personal del contratista, se aplica un límite de $20. Cuando un empleado puede comprar un regalo para un superior, el límite de $10 es prudente. Algunas organizaciones consideran que este tipo de intercambio de regalos consiste en intercambios de artículos de valor equivalente y que todos los participantes pagan el valor de mercado por los artículos, por lo que nadie recibe un regalo. Por lo tanto, los límites monetarios sugeridos anteriormente no son aplicables.
5. Fiestas privadas (personal federal): Uno de sus compañeros de trabajo del gobierno está celebrando una fiesta en su casa y ha invitado al personal de la oficina, incluidos los empleados del contratista. Un obsequio de comida y refrescos a un empleado del contratista no viola las normas de ética del gobierno. Los empleados del contratista pueden querer consultar las normas de su contratista antes de aceptarlo (ya que muchos contratistas tienen normas de ética similares). Si el empleado del contratista trae un obsequio de hospitalidad, no puede superar los 20 dólares. Si dicho obsequio es comestible, incluso si supera los 20 dólares, el anfitrión puede aceptarlo en nombre de todos los invitados y compartirlo con ellos.
6. Fiestas privadas (empleado del contratista): si un empleado del contratista va a celebrar una fiesta personal e invita a personal del gobierno, normalmente el personal del gobierno debe rechazar la invitación, ya que la comida, la bebida y el entretenimiento son un obsequio de una fuente prohibida. Sin embargo, existen varias excepciones que pueden permitir la asistencia. Según la regla de los $20, si el costo promedio por invitado no supera los $20, el personal del gobierno puede aceptar. (Sin embargo, si el costo por invitado es de $40, la defensa de "no comeré más de $20 en comida" no funcionará). Además, el personal del gobierno puede aceptar si la invitación se basa en una relación personal de buena fe con el empleado del contratista. Finalmente, si la fiesta califica como una reunión con gran asistencia (que involucra a una gran cantidad de personas que representan una diversidad de puntos de vista) y el supervisor del empleado determina que es en interés de la agencia que el empleado asista, el empleado puede disfrutar de la comida, la bebida y el entretenimiento. El personal gubernamental que desee aceptar un obsequio para demostrar su agradecimiento por la hospitalidad debe consultar con el empleado contratista para determinar si puede aceptar dicho obsequio de acuerdo con las reglas de ética del contratista.
7. Fiestas privadas (patrocinadas por el contratista): si el contratista patrocina una fiesta o jornada de puertas abiertas para un empleado y usted es invitado por el contratista (o un empleado del contratista), no podrá asistir a menos que se aplique una de las excepciones del párrafo n.° 6 anterior.

Que tengas unas felices fiestas. Recuerda que esta guía solo destaca las preguntas más comunes y no cubre todas las situaciones. Si no estás seguro, comunícate con tu asesor de ética; velamos por tus intereses.