Orientación sobre la participación en organizaciones externas a título oficial

Membresía de la Junta Directiva: Proceso de Exención

• ¿Es sospechosa la participación según el artículo 208(a) del título 18 del Código de los Estados Unidos?
• ¿Es realmente oficial la participación?
• ¿Está autorizada la “participación significativa” oficial?
• ¿Es necesaria una “participación significativa” para la Agencia?
• ¿Es apropiada una exención según el artículo 18 USC § 208(b)?

El Departamento de Justicia ha determinado que el servicio de un funcionario federal en su carácter oficial en la junta directiva de una organización externa puede, en determinadas circunstancias, constituir un conflicto de intereses de conformidad con el artículo 208(a) del Título 18 del Código de los Estados Unidos. Los párrafos siguientes exponen brevemente una metodología paso a paso que el personal de ética de la agencia puede utilizar para abordar si existen cuestiones de conflicto de intereses y, de ser así, cómo pueden resolverse, en relación con la participación del personal de la agencia en organizaciones externas en carácter oficial.

I. ¿ES SOSPECHOSA LA PARTICIPACIÓN BAJO EL TÍTULO 18 USC § 208(a)?

Si bien pueden surgir preocupaciones de conflicto basadas en las acciones que realiza un empleado mientras participa en una organización externa, solo el servicio en los siguientes puestos ("participación significativa") en organizaciones externas plantea automáticamente posibles preocupaciones de conflicto basadas meramente en la participación oficial:

1. Oficial, incluyendo, pero no limitado a:
   1. Presidente y Vicepresidente;
   2. Directores generales (ejecutivos, administrativos, de operaciones, de información, de finanzas, etc.);
   3. Secretario;
   4. Tesorero;
   5. Consejo;
2. Director o miembro de un consejo directivo;
3. Fideicomisario;
4. Socio general; o
5. Empleado.

La participación oficial de empleados federales en funciones distintas a las "significativas" (participación "no significativa") no dará lugar, por sí misma, a una infracción de la ley. Por ejemplo, el artículo 18 USC § 208 no le prohibiría participar oficialmente en organizaciones externas asistiendo a una capacitación, haciendo una presentación ante una agencia, actuando como representante de una agencia en un panel o proporcionando conocimientos técnicos de la agencia a un comité de la organización.

II. ¿LA PARTICIPACIÓN ES REALMENTE OFICIAL?

Si se trata de una "participación significativa", la siguiente pregunta es si se está realizando en el marco de la capacidad oficial del empleado. Los siguientes factores constituyen una lista no exclusiva de consideraciones para determinar la condición del empleado en cuanto a su participación en la organización externa (ningún factor es necesariamente determinante). La participación en una organización externa puede considerarse oficial cuando:

1. realizado como parte de sus funciones oficiales, por ejemplo, si:

   1. asignados como deberes oficiales por un superior oficial;
   2. que ocurra durante el horario laboral oficial;
   3. los gastos de viaje corren a cargo de la agencia; o
   4. El trabajador asiste vistiendo uniforme oficial; o
2. El empleado fue invitado a participar principalmente en función de su cargo oficial, por ejemplo:
   1. la organización está involucrada en asuntos con la agencia o está trabajando con ella en asuntos de interés mutuo;
   2. la invitación a participar fue recibida en la oficina del empleado o remitida a su atención mediante título oficial;
   3. los estatutos o la carta orgánica de la organización especifican que el puesto está reservado para un empleado de la agencia; o
   4. el empleado no había participado previamente en la organización a título personal.

NOTA: El estatuto no prohíbe la "participación significativa" que no se realiza en el marco de la función oficial. Algunos ejemplos de participación significativa que, en ausencia de más personas, no se llevaría a cabo en el marco de la función oficial incluyen: desempeñarse como director del club de niños local, anciano de la iglesia, presidente de una asociación comunitaria de propietarios, presidente del capítulo local de las Girl Scouts o director de la Marcha de Dimes local, etc.

III. ¿ESTÁ AUTORIZADA LA “PARTICIPACIÓN SIGNIFICATIVA” OFICIAL?

Suponiendo que existe una "participación significativa" y que el empleado también busca participar en una capacidad oficial, se deben considerar los siguientes factores:

1. si existe autoridad estatutaria expresa para que el empleado preste servicios ex officio en una junta (por ejemplo, el Jefe del Servicio Forestal está obligado por ley a prestar servicios en la Junta Directiva de la Fundación Forestal Nacional);
2. si existe claramente una ausencia de obligaciones fiduciarias hacia la organización según lo determinado por la ley estatal (por ejemplo, evidencia de estatus sin derecho a voto o de asesor y una carta del abogado de la organización que aborde la ley estatal aplicable); o
3. si la organización participa en actividades claramente relacionadas con directivas estatutarias que requieren que la agencia participe con otras entidades, como gobiernos estatales, grupos locales y/o la industria privada, en el logro de los objetivos estatutarios (por ejemplo, algunas organizaciones de establecimiento de normas).

IV. ¿ES NECESARIA PARA LA AGENCIA UNA “PARTICIPACIÓN SIGNIFICATIVA”?

NOTA: La "participación significativa" en el desempeño de funciones oficiales en una organización externa puede colocar a la agencia en la posición de dirigir y administrar los asuntos y operaciones de una entidad no federal. Esto puede exponer a la agencia, al USDA, al Gobierno federal y/o al empleado a la misma responsabilidad potencial que enfrentan otros miembros de la organización en puestos similares por acciones o decisiones tomadas por la organización externa.

A menos que la ley exija expresamente una "participación significativa" en una función oficial (véase III.1, supra ), la agencia siempre debe considerar si existe una necesidad legítima de que un empleado de la agencia participe en una "participación significativa" oficial con esa organización. Se deben abordar las siguientes consideraciones:

1. si alguna forma de participación en la organización beneficia a la agencia en el cumplimiento de su misión;
2. si la "participación significativa" aumenta ese beneficio y en qué medida (por ejemplo, ambas consideraciones entran en juego cuando la participación en asociaciones científicas, técnicas y profesionales externas es un factor de revisión por pares reconocido que afecta el avance profesional dentro de la agencia).
3. si existen otras formas menores de participación que puedan lograr los mismos objetivos, por ejemplo:
   1. membresía, si el interés de la agencia es simplemente el de educar a sus empleados;
   2. enlace de la agencia cuando el interés de la agencia es presentar la perspectiva de la agencia; o
   3. asesor de la agencia ante la junta, cuando la agencia proporciona asesoramiento técnico especializado que proporcionaría a cualquier miembro del público en una situación similar; y
4. si la agencia está preparada para tratar de la misma manera las solicitudes de "participación significativa" oficial de todas las organizaciones en situaciones similares.

V. ¿ES APROPIADA UNA EXENCIÓN BAJO EL TÍTULO 18 USC § 208(b)?

Por último, si no existe una autorización clara para la "participación significativa" en una función oficial, pero el empleado o su agencia aún buscan participar en dicha participación en una función oficial, él o ella pueden solicitar una exención individual, según el 18 USC § 208(b), que permita la participación. La prueba para aprobar una solicitud de exención es que un interés financiero conflictivo (en este caso, "participación significativa" en una organización externa) no sea tan sustancial como para que se considere probable que afecte la integridad de los servicios del empleado al Gobierno. La agencia puede considerar lo siguiente al decidir conceder o denegar una solicitud de exención:

1. Si la organización adopta posiciones oficiales sobre asuntos de la agencia (en lugar de simplemente publicar debates académicos, pero críticos con la agencia, de sus miembros) ¹ :
2. si la organización tiene intereses financieros que entran en conflicto con los intereses de la agencia; o,
3. si la organización es una fuente prohibida para la agencia según 5 CFR §2635.203(d).

¹
Es posible que las declaraciones hechas en nombre de una organización en su conjunto sean imputables a los directores, funcionarios y otros cargos de “participación significativa” de la organización. Si un empleado federal ocupa un cargo de ese tipo en carácter oficial y si esas declaraciones se hacen al gobierno federal, es muy posible que el empleado federal esté violando la prohibición de representación que se encuentra en el artículo 205 del título 18 del Código de los Estados Unidos.