99-2 Aceptación de viajes de fuentes no federales

• Objetivo
• Autoridad
• General
• Definiciones
• Delegaciones
• Políticas generales
• Exclusiones
• Informes de divulgación financiera
• Informes semestrales
• Sanciones

DEPARTAMENTO DE AGRICULTURA DE ESTADOS UNIDOS - OFICINA DE ÉTICA

EMISIÓN DE ÉTICA: Número 99-2
Fecha: 7 de enero de 2000 (actualizado el 2 de abril de 2004)

ASUNTO: ACEPTACIÓN DE GASTOS DE VIAJE DE FUENTES NO FEDERALES

1. Propósito

Este documento establece procedimientos para la aceptación por parte de la agencia de fondos para el reembolso de viajes y dietas oficiales y para asistencia en especie de una fuente no federal para la asistencia de empleados a reuniones o funciones similares.

2. Autoridad

El Título 31 USC § 1353 otorga a los departamentos y agencias del Poder Ejecutivo la autoridad para aceptar asistencia para viajes a eventos que se celebren fuera del lugar de destino oficial de un empleado federal. Esta ley se promulgó como una disposición de la Ley de Reforma Ética de 1989. En noviembre de 1992, la Administración de Servicios Generales (GSA), en consulta con la Oficina de Ética Gubernamental (OGE), emitió reglamentos de implementación conjuntos en 41 CFR Partes 301-1 y 304-1.

El 29 de septiembre de 1999, el Secretario de Agricultura ordenó a la Oficina de Ética (OE), en consulta con el Director Financiero y el Asesor General: 1) establecer un proceso administrativo para todo el departamento para manejar ofertas no solicitadas de gastos de viaje de fuentes no federales; 2) delegar autoridad para aprobar la aceptación de pagos a un alto nivel entre agencias y oficinas de personal; 3) prescribir un formulario estándar para informar cada instancia en la que se utiliza esta autoridad; y 4) desarrollar y ofrecer un programa de capacitación para los Asesores de Ética (quienes deben realizar los análisis de conflictos) y los Funcionarios Adjuntos de Ética, a quienes se les delega la autoridad de aprobación para aceptar el obsequio en nombre de la agencia.

3. General

La autoridad para aceptar gastos de viaje de fuentes no federales permite a las agencias federales aceptar el obsequio de apoyo financiero para el viaje de sus empleados para asistir a reuniones o funciones similares a las que los empleados hayan sido autorizados a asistir en una capacidad oficial en nombre de la agencia empleadora, siempre que el valor para la agencia compense cualquier posible problema de apariencia que pueda asociarse con la aceptación. Dicho apoyo financiero no se considera un aumento indebido de las asignaciones ni es contrario a las normas éticas sobre la aceptación de obsequios. Si bien el propósito del viaje debe estar relacionado con los deberes oficiales del empleado, el viaje no debe tener como fin el desempeño de las responsabilidades de línea, como: investigaciones, inspecciones, auditorías, visitas al sitio, negociaciones o litigios. Si bien esta autoridad permite a las agencias concentrar sus limitados recursos de viaje en actividades de línea directa y aceptar fondos externos para actividades periféricas, debe aplicarse con prudencia para proteger la integridad y la apariencia de nuestros programas.

4. Definiciones

4.1 "Asistencia en especie" significa bienes, servicios u otros beneficios (como boletos de avión, pago por adelantado de alojamiento, otros cargos relacionados con viajes o exención de cualquier cargo que una fuente no federal normalmente cobra a los asistentes a la reunión, como tarifas de inscripción) proporcionados directamente al viajero por una fuente no federal para viajes, subsistencia y gastos relacionados en lugar de fondos pagados a una agencia (ver Sección 4.6 "Viajes, subsistencia y gastos relacionados" a continuación).

4.2 "Reunión o función similar" significa una conferencia, seminario, conferencia, simposio, curso de capacitación o evento similar fuera de las instalaciones. El término excluye los viajes necesarios para llevar a cabo las funciones reglamentarias o estatutarias de una agencia, es decir, una función esencial para llevar a cabo una misión de la agencia, como: investigaciones, inspecciones, auditorías, visitas a las instalaciones, negociaciones o litigios. También se excluyen las capacitaciones de proveedores promocionales, los viajes relacionados con la capacitación, los viajes de duración determinada a largo plazo u otras reuniones celebradas con el propósito principal de comercializar los productos de fuentes no federales.

4.3 "Fuente no federal" significa una persona u organización que no pertenezca al gobierno federal. El término incluye a cualquier individuo, entidad privada o comercial, organización o asociación sin fines de lucro u organización internacional o multinacional (independientemente de si una agencia es miembro de la organización o asociación), gobierno extranjero, estatal o local y el gobierno del Distrito de Columbia.

4.4 "Pago" significa fondos pagados por una fuente no federal para viajes, subsistencia y gastos relacionados mediante cheque o instrumento similar a una agencia.

4.5 El término "Funcionario Adjunto de Ética" se define en la Emisión de Ética 02-2. En pocas palabras, un DEO es un administrador de una agencia o el jefe de una oficina de personal, o sus designados, responsable de administrar el programa de ética dentro de su agencia u oficina de personal.

4.6 "Viajes, manutención y gastos relacionados (gastos de viaje)" significa transporte, comida, alojamiento u otros servicios relacionados con viajes para viajes oficiales (por ejemplo, gastos de equipaje, servicios de guías, conductores, intérpretes, servicios de comunicación, alquiler de salas de conferencias, impuestos de alojamiento, lavandería/tintorería, tarifas de taxi, etc.). Estos gastos también incluyen honorarios por conferencias o capacitación (total o parcialmente), así como beneficios que no se pueden pagar según la reglamentación de viajes aplicable, pero que son incidentales a la reunión y se proporcionan en especie y se ponen a disposición de todos los asistentes por el patrocinador de la reunión. Por ejemplo, esta definición tal como se aplica aquí permitiría a un empleado o cónyuge asistir a un evento deportivo organizado por el patrocinador en relación con la reunión que esté disponible para todos los participantes. Sin embargo, no permitiría al empleado aceptar entradas para un evento deportivo profesional, concierto o evento similar, para su uso en una fecha posterior, incluso si dichas entradas se entregaran a todos los demás participantes.

5. Delegaciones

Cada funcionario adjunto de ética, o su designado, tiene la responsabilidad de aprobar la aceptación de una oferta de una fuente no federal para financiar los gastos de viaje de un empleado dentro de la organización del funcionario adjunto de ética. El asesor de ética tiene la responsabilidad de realizar el análisis de conflicto de intereses y recomendar al funcionario adjunto de ética la aceptación o no del pago de la fuente no federal.

6. Políticas generales

6.1 Prohibición de solicitar asistencia para viajes no federal : la agencia o el empleado/viajero no debe solicitar el pago de asistencia para viajes no federal. Ningún asesor de ética recomendará la aceptación, y ningún funcionario de ética adjunto autorizará la aceptación, de viajes o gastos de viaje que demuestren que fueron solicitados.

6.2 Plazos : En general, la aprobación para que un viajero participe en un viaje patrocinado por una fuente no federal debe obtenerse antes del hecho. Ocasionalmente, a los empleados se les ofrece asistencia de viaje adicional mientras están de viaje. Los empleados pueden aceptar dicha asistencia bajo las siguientes condiciones:

• Misma fuente :

  Los empleados pueden aceptar asistencia de viaje adicional mientras estén de viaje cuando se la ofrezca la misma fuente si:

  1. la asistencia ofrecida sea comparable en valor a la ofrecida o adquirida por otros asistentes, y
  2. La agencia no rechazó dicha asistencia antes del viaje del empleado.

  Fuente alternativa :

  Los empleados que estén en estado de viaje también pueden aceptar asistencia de una fuente no autorizada por su agencia antes del viaje cuando el valor de la asistencia se encuentre dentro del límite máximo establecido en su autorización de viaje. Dicha asistencia se limita a comidas, alojamiento y transporte únicamente, y el viajero debe solicitar a la agencia la autorización para su aceptación dentro de los 7 días hábiles posteriores a la finalización del viaje. ADVERTENCIA: Si la agencia no autoriza la aceptación, podría exigir al viajero que reembolse a la fuente no federal sin reembolso. Además, a los empleados que acepten el pago de una fuente no federal en violación de las normas de viaje también se les puede exigir que paguen personalmente al fondo general del Tesoro una cantidad igual a cualquier pago aceptado sin derecho a reembolso por parte de la agencia (41 CFR § 304-3.18).

La documentación que respalda dicha aprobación descrita en la sección 6.7 a continuación, puede, en casos de emergencia, desarrollarse después del hecho para dejar constancia de una recomendación verbal del Asesor de Ética y la aprobación del Funcionario Adjunto de Ética.

6.3 Viajes del cónyuge : La fuente no federal patrocinadora también puede financiar, y la agencia puede aceptar, los gastos de viaje del cónyuge del empleado si la naturaleza del evento es tal que se espera la asistencia del cónyuge por parte de otros asistentes y si se ajusta a los criterios establecidos en 41 CFR § 304-1.3(b).

6.4 Viajes y alojamiento de primera clase : Si la fuente no federal patrocinadora proporciona asistencia en especie completa, entonces la agencia puede aceptar, en nombre de sus empleados, el pago de alojamiento y/o hospedaje y comidas en clase premium (que no sea primera clase) cuyo valor exceda el alojamiento y viáticos normales del gobierno. Cuando se exceda el límite aplicable, se debe exigir el pago por adelantado del viaje. El alojamiento u otro beneficio proporcionado debe ser comparable en valor al ofrecido a, o comprado por, otras personas en situación similar que asistan a la misma reunión o función similar. Sin embargo, esa extravagancia relativa debe ser un factor a tener en cuenta al sopesar el problema de la apariencia en el análisis del conflicto y, por lo tanto, puede militar en contra de una recomendación de aprobación. (NOTA: El requisito de las actuales Regulaciones Federales de Viajes que rigen el alojamiento en primera clase debe cumplirse si el funcionario adjunto de Ética va a autorizar el pago de dicho alojamiento).

6.5 Pagos parciales por viajes : La agencia puede aprobar una reducción de la dieta diaria de conformidad con el Título 41 del Código de Reglamentos Federales (CFR), artículo 304-1.3(e). Cuando el pago de una fuente no federal es parcial pero incluye una o más comidas, el viajero sigue estando sujeto al requisito de realizar las reducciones correspondientes en su solicitud de viaje.

6.6 Prohibición de autoaprobación y aprobación de un supervisor : Ningún asesor de ética recomendará la aceptación de pagos de viajes o gastos de viaje para su propio viaje o los gastos de viaje de su supervisor inmediato. De manera similar, ningún funcionario de ética adjunto autorizará la aceptación de pagos de viajes o gastos de viaje para su propio viaje o los gastos de viaje de su supervisor inmediato. Un subsecretario debe aprobar los viajes de un administrador de agencia en virtud de esta autoridad.

6.7 Documentación : Antes de tomar su decisión sobre la aprobación, el Oficial Adjunto de Ética debe proporcionar, y el Asesor de Ética debe conservar, copias de:

• 6.7.1 La oferta escrita de pago por parte del patrocinador no federal.
• 6.7.2 Una aprobación y un informe completos de los fondos de viaje recibidos de fuentes no federales (copia en la página de formularios de este sitio).
• 6.7.3 Documentación de toda asistencia de viaje que exceda los $250 por evento de viaje (los asesores de ética pueden obtener acceso al SF 326, Informe semestral de pagos aceptados de una fuente no federal, en la página de Formularios de este sitio).

6.8 Aceptación de obsequios : El obsequio de pago de ayuda para viajes solo puede ser recibido por la agencia. Bajo ninguna circunstancia el viajero debe aceptar dinero en efectivo o un instrumento negociable a su nombre para reembolsar su desembolso personal por concepto de viaje, alojamiento o manutención. Consulte 41 CFR § 304-1.6.

6.9 Análisis de conflicto de intereses : Antes de la aprobación final, se completará un análisis escrito conciso de los factores considerados en el reverso del formulario de aprobación y será firmado por el asesor de ética que realiza la evaluación.

6.10 Capacitación : La Oficina de Ética impartirá capacitación a todos los funcionarios adjuntos de ética y asesores de ética sobre este procedimiento y brindará asesoramiento y asistencia cuando se lo soliciten. En el sitio web de Ética se encuentra un módulo de capacitación sobre este tema y el texto del 41 CFR 304-1.

7. Exclusiones

Quedan excluidos de los requisitos procesales de este documento los viajes realizados en las siguientes situaciones:

7.1 Acuerdos de cooperación : Los viajes para los cuales se hace una disposición específica en estos acuerdos de cooperación escritos deben ser por escrito, documentar una relación de no asistencia y estar expresamente autorizados por estatuto. Dichos acuerdos de cooperación no están sujetos a la disposición de 31 USC §6301 et. seq. (Ley Federal de Subvenciones y Acuerdos) y, en general, se caracterizan por un interés mutuo y la contribución de todas las partes.

7.2 Viajes del Gobierno : Viajes que paga el Departamento u otra agencia del gobierno federal.

7.3 A título personal : viajes que se aceptan en el marco de la capacidad privada o personal de un empleado y que no tienen relación con su puesto o sus obligaciones federales. (Los viajes en ese sentido deben analizarse a la luz de la Parte 2635, Subparte B, del Título 5 del CFR, en relación con la aceptación de obsequios por parte de los empleados).

8. Informes de divulgación financiera

La asistencia no federal aceptada según el artículo 31 USC § 1353 no se debe incluir en los informes de divulgación financiera públicos o confidenciales porque esta asistencia la aceptan únicamente las agencias , no los empleados. El informe de divulgación financiera de los empleados individuales muestra los obsequios de viajes que aceptaron en sus capacidades privadas y no oficiales.

9. Documentos de viaje de los empleados e informes semestrales

Anualmente, antes del 15 de mayo y noviembre, los asesores de ética del área de la misión deben presentar a la OE un registro de los eventos de viaje que superen los $250 en el formulario SF 326. (La fecha límite del 15 de mayo cubre los viajes del 1 de octubre al 31 de marzo anteriores. La fecha límite del 15 de noviembre cubre los viajes del 1 de abril al 30 de septiembre anteriores). Las áreas de la misión deben asegurarse de que las declaraciones, formularios y otros registros relacionados con dichos eventos de viaje se destruyan 1 año después de que se envíe el formulario SF 326 a la OE. La OE, a su vez, copiará todos los informes SF 326 recibidos y enviará el original a la OGE. La OE destruirá las copias retenidas después de un período de tres años.

10. Sanciones

Si una zona de misión no cumple con los requisitos de este procedimiento, el Oficial Adjunto de Ética correspondiente deberá asegurarse de que se adopten medidas correctivas. El Director de la OE podrá revocar esta delegación al Oficial Adjunto de Ética si no se adoptan medidas correctivas.