00-1 Participación en organizaciones no federales

• Objetivo
• General
• Exclusión
• Autoridades
• Definiciones
• Participación personal
• Participación oficial
• Conferencias y reuniones internas de negocios
• Documentación de Participación Oficial

DEPARTAMENTO DE AGRICULTURA DE ESTADOS UNIDOS - OFICINA DE ÉTICA

EMISIÓN ÉTICA: Número 00-1

FECHA: 3 de mayo de 2001 (Actualizado el 28 de septiembre de 2004)

ASUNTO: PARTICIPACIÓN EN ORGANIZACIONES NO FEDERALES

1. Propósito

Esta emisión proporciona orientación a los gerentes, asesores éticos y empleados individuales del Departamento de Agricultura de los EE. UU. (USDA o el Departamento) para garantizar que la membresía y participación de los empleados en organizaciones no federales se lleve a cabo de conformidad con las leyes y regulaciones éticas.

2. General

Existen muchas organizaciones no federales en las que participan empleados del USDA, entre ellas corporaciones con fines de lucro, corporaciones sin fines de lucro, corporaciones creadas por ley federal que han sido privatizadas (no sujetas a la administración o supervisión del USDA), asociaciones, y organizaciones cívicas, religiosas, educativas, profesionales y científicas. Participar activamente en dichas organizaciones no federales no sólo sirve a los intereses de los grupos, sino que también es un derecho que tenemos como ciudadanos dentro de una sociedad libre. La mayoría de estas organizaciones no federales, como las asociaciones cívicas, religiosas y fraternales, tienen poca o ninguna participación directa con el USDA o el gobierno federal. Otros grupos no federales, en particular las asociaciones profesionales y las sociedades científicas, tienen propósitos que también sirven para beneficiar los intereses del Departamento, ya sea mejorando las habilidades de nuestros empleados, sirviendo como vehículos mediante los cuales se intercambia información programática sustantiva y/o participando en proyectos y programas que complementan las actividades del Departamento. Cuando exista tal interés mutuo, las oficinas del USDA y las agencias que lo componen pueden alentar a sus empleados a participar activamente en dichas organizaciones no federales. Además, a menos que un empleado esté obligado a presentar un informe de divulgación financiera y (1) reciba una compensación por participar en una organización no federal o (2), independientemente de la compensación, preste servicios personales como consultor o profesional (incluidos los servicios como testigo experto o como abogado) a una organización no federal, no se requiere aprobación previa de la oficina del USDA o de la agencia que la integra (consulte la Parte 8301 del Título 5 del CFR). Dicho esto, los intereses del USDA y de dichas organizaciones no federales no son idénticos. Esta separación debe respetarse debido a las leyes sobre conflictos de intereses y las normas éticas.

Las oficinas del USDA y las agencias que lo componen tienen discreción administrativa razonable para facilitar la participación de los empleados en organizaciones no federales. Por ejemplo:

• Para ayudar a los empleados del USDA en sus esfuerzos por participar oficialmente en organizaciones no federales, las oficinas del USDA y las agencias que lo componen pueden poner a disposición tiempo oficial y pueden proporcionar fondos para viajes para: asistir a reuniones técnicas (no administrativas) de organizaciones no federales sobre temas específicos si es de interés para el Departamento; hacer presentaciones en dichas reuniones; participar en programas de capacitación relacionados con deberes oficiales; y participar en actividades similares si es de interés para el Departamento. Una vez que se determine que la participación de los empleados es lo mejor para el Departamento, la gerencia puede aprobar el uso de tiempo y equipo oficiales para redactar artículos para su publicación en revistas profesionales y/o para prepararse para programas de capacitación y presentaciones;
• La gerencia puede facilitar el deseo de un empleado de desempeñarse en un rol gerencial/fiduciario con una organización no federal en su capacidad personal al otorgarle una licencia administrativa para adaptarse a las demandas de ese rol si la gerencia lo considera en interés del USDA; y
• Si una organización no federal está tan estrechamente involucrada con la oficina del USDA o la agencia componente que se justifica una presencia continua pero distinta en un entorno libre de conflictos, la respectiva oficina del USDA o la agencia componente puede asignar al empleado para que preste servicios en su capacidad oficial en un rol de asesoramiento, enlace o consulta para la organización no federal.

En cada uno de los casos anteriores, las oficinas del USDA y las agencias componentes deben proporcionar orientación adecuada a sus empleados con respecto al nivel de autoridad delegada para determinar dichas asignaciones.

A pesar de los beneficios institucionales y personales que se derivan de que el personal desempeñe papeles activos en organizaciones no federales relacionadas, esa participación debe realizarse de una manera que respete las leyes y los reglamentos que delinean una frontera entre el USDA como organismo público, por un lado, y las organizaciones no federales relacionadas, como organismos privados, por el otro. Muchos objetivos e intereses pueden ser compartidos en ambos lados de esa frontera, pero los intereses institucionales siguen estando separados. Esa separación esencial se ve reforzada por las leyes que rigen los intereses en conflicto y las regulaciones diseñadas para asegurar la imparcialidad con la que desempeñamos nuestras responsabilidades oficiales.

Por ejemplo, un empleado que se desempeña en un rol gerencial/fiduciario (ver la definición a continuación) con una organización no federal en su capacidad personal todavía debe evitar realizar trabajo oficial del USDA sobre un asunto particular en el cual esa organización no federal es parte o tiene un interés (ver 5 CFR 2635 Subpartes D y E).

3. Exclusión

Esta emisión no cubre las actividades sujetas a restricciones de actividad política de los empleados federales (es decir, la Ley Hatch).

4. Autoridades

18 USC § 203 - Compensación a miembros del Congreso, funcionarios y otros en asuntos que afectan al Gobierno.

18 USC § 205 - Actividades de funcionarios y empleados en reclamos contra el Gobierno y otros asuntos que lo afecten.

18 USC § 208 - Actos que afectan un interés financiero personal.

18 USC § 209 - Salario de funcionarios y empleados gubernamentales pagaderos únicamente por los Estados Unidos.

18 USC § 1913 - Cabildeo con dineros asignados.

18 USC § 1353 - Aceptación de viajes y gastos relacionados de fuentes no federales.

5 CFR 2635, subparte D – Intereses financieros en conflicto.

5 CFR 2635, subparte E - Imparcialidad en el desempeño de funciones oficiales.

5 CFR 2635, subparte G – Mal uso del cargo.

5 CFR 2635.808 - Actividades de recaudación de fondos.

Oficina de Asesoría Jurídica, Departamento de Justicia de EE.UU., Memorandos del 22 de junio de 1994, 19 de noviembre de 1996 y 24 de agosto de 1998.

Oficina del Asesor General, USDA, Memorándum del Asesor General Asociado a los Jefes de Agencias titulado “Participación Oficial de Funcionarios Federales en Juntas Directivas de Organizaciones Externas” - 2 de enero de 1998. (OGCMemorandum).

5. Definiciones

5.1 "Participante activo" : persona que presta servicios en una organización no federal como funcionario, presidente de un comité o subcomité, portavoz, recaudador de fondos, abogado, agente, contratista o que participa en la dirección de las actividades de la organización. Llevar a cabo la "gestión de una organización no federal" (definida a continuación) o ejercer una "responsabilidad gerencial/fiduciaria" (definida a continuación) con respecto a una "organización no federal" (definida a continuación) también constituiría participación activa, al igual que dedicar un tiempo significativo a promover programas específicos de la organización. La membresía, el pago de cuotas, la donación o solicitud de apoyo financiero, la asistencia a conferencias y la contribución a las publicaciones de la organización no constituirían, por sí mismos, participación activa [consulte 5 CFR § 2635.502(b)(1)(v)].

5.2 "Funciones administrativas" : manejo de aquellos asuntos o cuestiones relacionados con la gestión de los negocios o los asuntos internos de una organización no federal. Algunos ejemplos de asuntos internos o comerciales incluyen: administración de fondos de la organización, recaudación de cuotas, solicitud de membresía, elección de funcionarios o decisiones sobre resoluciones de estatutos.

5.3 "Función de asesoramiento, enlace o consulta" : Las referencias a este término en el presente documento se refieren al servicio en la junta directiva de una organización no federal. En esta función, el único objetivo del empleado es representar al USDA con el fin de intercambiar comentarios, puntos de vista u opiniones sobre aquellos asuntos en los que el USDA tiene un interés. En general, esta función excluiría: el servicio en "funciones administrativas"; "la gestión de organizaciones no federales"; o el ejercicio de "responsabilidades fiduciarias".

5.4 "Tras bambalinas" : realizar un trabajo no oficial para una organización no federal que incluya asistencia no remunerada en el desarrollo de un asunto que se presentará ante una agencia federal. Por ejemplo, el trabajo "tras bambalinas" podría implicar la redacción de un documento para su presentación ante una agencia federal y la identificación del destinatario federal. Sin embargo, presentar un documento a una agencia federal, argumentar los méritos del trabajo ante un empleado federal, firmar el documento que presenta la organización no federal o identificarse dentro del paquete de documentos no se consideraría trabajo "tras bambalinas".

5.5 “Compensación” - Para efectos de esta emisión, compensación incluye cualquier forma de contraprestación, remuneración o ingreso por el servicio prestado.

5.6 “Recaudación de fondos” : la recaudación de fondos para una organización no federal solicitando contribuciones en efectivo, donaciones en especie de servicios o bienes o subvenciones de otras organizaciones o agencias gubernamentales.

5.7 “Gestión de una organización no federal” : responsabilidad legal de tomar decisiones, incluidas las decisiones financieras, para la organización. Se utiliza como sinónimo de “responsabilidad gerencial/fiduciaria” (se define a continuación).

5.8 "Responsabilidad fiduciaria/gerencial" : a los efectos de esta publicación, esto significa el servicio como funcionario de la organización no federal (por ejemplo, presidente, vicepresidente, secretario, tesorero), o en el rol de miembro de la junta directiva o fideicomisarios que incluye autoridad de voto para asuntos de la organización, o como socio general en una sociedad. Este término se refiere a aquellas personas encargadas de un deber legal (según la ley estatal) de dirigir o administrar la organización. Por lo general, no incluye a las personas que desempeñan funciones de asesoramiento o sirven en puestos de presidente de comités temáticos. Una persona que ejerce la responsabilidad fiduciaria de una organización no federal también sería un "participante activo" (definido anteriormente).

Nota: Una persona puede ejercer responsabilidades fiduciarias conforme a la ley estatal, pero no puede ser funcionario, director o fiduciario (por ejemplo, un contador o abogado contratado por la organización no federal). En tales casos, la persona seguirá siendo un participante activo.

5.9 “Membresía” : Una persona pertenece a una organización no federal. La membresía, por sí sola, no convierte a una persona en un “participante activo” (definido anteriormente).

5.10 "Organización no federal" : se trata de cualquier entidad no federal. El término incluye corporaciones con fines de lucro, corporaciones sin fines de lucro, corporaciones creadas por ley federal que han sido privatizadas (no sujetas a la administración o supervisión del USDA), sociedades, y organizaciones cívicas, religiosas, educativas, profesionales y científicas.

5.11 "Capacidad o participación oficial" : tal como se utiliza en el presente documento, este término se refiere a la participación directa con una organización no federal, principalmente con el propósito de representar los intereses del USDA o del gobierno federal. La participación oficial significa que se puede decir uno o más de los siguientes sobre su participación con la organización: se deriva de su cargo, título o autoridad federal; implica cargos o políticas oficiales del USDA; ocurre en horario oficial; y/o implica el gasto de fondos asignados. La participación oficial normalmente no incluye asumir un rol administrativo en una organización no federal, a menos que lo requiera específicamente un estatuto federal .

5.12 "Capacidad o participación personal" : este término se refiere a la participación en una organización no federal a título privado. La participación personal significa que su participación en la organización no se deriva de su cargo, título o autoridad federal; no implica cargos o políticas oficiales del USDA; no ocurre en horario oficial; y no implica el gasto de fondos asignados.

5.13 "Fuente prohibida" : según se define en 5 CFR § 2635.203(d) y se aplica al USDA, una fuente prohibida es cualquier persona que:

• Busca acción oficial por parte del USDA;
• ¿Hace negocios o busca hacer negocios con el USDA?
• Realiza actividades reguladas por el USDA;
• Tiene intereses que pueden verse sustancialmente afectados por el desempeño o incumplimiento de los deberes oficiales del empleado; o
• Es una organización cuya mayoría de miembros están descritos anteriormente.

5.14 "Representar en nombre de una organización no federal" : este término se refiere a intentar deliberadamente influir en una acción oficial sobre un asunto en el que el gobierno federal tiene un interés mediante una comunicación o comparecencia ante un funcionario o empleado federal. El término no incluye la comunicación de información técnica. (Compárese con la definición de "entre bastidores" que se encuentra más arriba).

5.15 “Temas Sustantivos” - Esto se refiere a asuntos o cuestiones directamente relacionadas con la misión del USDA que mejorarán el desarrollo profesional o las habilidades del empleado en su puesto actual, o aquellos asuntos oficialmente patrocinados/sancionados por el USDA; por ejemplo, simposios, seminarios, talleres de capacitación, etc.

6. Participación personal

La participación personal es más amplia que la membresía e incluye asumir un rol activo o ser un “participante activo” en una organización no federal en su carácter personal y no oficial. El hecho de que los empleados del USDA asuman roles de liderazgo en muchas organizaciones no federales es una buena imagen del Departamento como un recurso de talento y experiencia profesional. En algunas disciplinas científicas, un rol de liderazgo es un prerrequisito para el avance profesional de una persona. Por esa razón, las oficinas del USDA y las agencias que lo componen pueden apoyar a sus empleados en dicha participación. Por ejemplo, con la aprobación de su funcionario administrativo, se le puede otorgar licencia administrativa para asistir y participar en la conducción de reuniones de negocios de una organización no federal.

6.1 Recaudación de fondos a título personal

Si bien un empleado del USDA que sea miembro de una organización no federal puede participar en la recaudación de fondos en nombre de la organización, existen límites en cuanto al alcance de dicha participación. Puede recaudar fondos a título personal si lo hace de manera que esté totalmente separado de su trabajo federal. En consecuencia, puede recaudar fondos en su tiempo libre utilizando recursos no federales siempre que cumpla con las siguientes pautas:

• En primer lugar, de conformidad con la Parte 950 del Título 5 del Código de Reglamentos Federales, la Campaña Federal Combinada (CFC, por sus siglas en inglés) es la única campaña de recaudación de fondos autorizada de manera general que se permite en el lugar de trabajo federal. Aparte de como parte de la CFC, no se pueden solicitar donaciones en nombre de una organización no federal dentro de un lugar de trabajo federal. (Esta prohibición también impediría enviar solicitudes por correo a los empleados federales a sus direcciones oficiales o dirigirse a los empleados federales para realizar solicitudes).
• En segundo lugar, según el 5 CFR § 2635.808(c), usted no puede solicitar personalmente fondos o donaciones a: (1) subordinados oficiales; o (2) personas que usted sepa que son “fuentes prohibidas” para el USDA.
  
  Si usted es un empleado del Gobierno que no sea un empleado especial del Gobierno, una “fuente prohibida” es cualquier persona que sea:
  • Solicitando acción oficial por parte de su agencia.
  • Hace negocios o busca hacer negocios con su agencia.
  • Realiza actividades reguladas por su agencia.
  • Tiene intereses que puedan verse sustancialmente afectados por el desempeño o incumplimiento de sus funciones oficiales.
  • Es una organización cuya mayoría de miembros están descritos en los puntos 1. a 4. anteriores.

Si usted es un empleado especial del Gobierno, una fuente prohibida es una persona que se describe en el punto 4. anterior.

Los empleados que participan en actividades de recaudación de fondos que de otro modo estarían permitidas aún deben tener cuidado de no usar su título oficial, puesto o cualquier autoridad asociada con su cargo público para promover la iniciativa de recaudación de fondos.

6.2 El cabildeo a título personal

"No se podrá interferir ni negar el derecho de los empleados, individual o colectivamente, de presentar peticiones al Congreso o a un miembro del Congreso, o de proporcionar información a cualquiera de las Cámaras del Congreso, o a un comité o miembro de las mismas". (Véase 5 USC § 7211). En su carácter personal, usted puede defender la presión pública sobre el Congreso o promover directamente posiciones políticas en nombre de organizaciones no federales ante el Congreso, siempre que dicha presión no se pague con fondos asignados (por ejemplo, viajes oficiales, tiempo, etc.); y usted no se identifique como empleado del USDA. (Compare esta sección con 7.2. "Prácticas de presión con fondos asignados").

6.3 Representación de una organización ante funcionarios federales

Dado que muchas organizaciones no federales interactúan estrechamente con el gobierno federal, los miembros que son empleados federales enfrentan el riesgo de violar prohibiciones penales si "representan en nombre de una organización no federal" ante las ramas ejecutiva o judicial del gobierno federal. Estas reglas son dobles:

• En primer lugar, incluso en su carácter personal e independientemente de si recibe o no una compensación por sus esfuerzos, no puede representar los intereses de la organización no federal ante el USDA o ante cualquier otro departamento o agencia federal, cualquier tribunal federal o cualquier funcionario del mismo, en cualquier asunto de interés federal (por ejemplo, una solicitud de subvención, un reclamo contra el gobierno o una propuesta de contrato);
• En segundo lugar, no puede aceptar ni solicitar una compensación por brindar asistencia “entre bastidores” (definida anteriormente) a otra persona que esté haciendo tal representación. La compensación aquí incluye las acciones de la sociedad derivadas de una representación exitosa ante el gobierno federal.

Por ejemplo, si no recibiera una compensación por sus esfuerzos, podría redactar una solicitud de subvención para presentarla a los Institutos Nacionales de Salud en nombre de una organización no federal. También podría informar a otros miembros de la organización sobre los funcionarios federales apropiados a los que se debe contactar, así como la mejor manera de comunicarse con ellos. Nuevamente, no podría recibir una compensación por tales esfuerzos. Además, incluso si no recibiera una compensación, no podría firmar la solicitud de subvención en nombre de la organización, ni ser identificado dentro del documento como alguien que brindó asistencia detrás de escena. Además, no podría llamar a un empleado federal con la intención de influir en esa persona sobre ese asunto, ni hacer ninguna otra declaración personal (o comparecencia) ante un departamento o agencia federal con respecto al asunto.

6.4 Intereses financieros conflictivos y cuestiones de imparcialidad

Si participa a título personal en una organización no federal, debe evitar tomar medidas oficiales sobre asuntos que podrían afectar previsiblemente los intereses financieros de esa organización. Debe evitar incluso la apariencia de imparcialidad o favoritismo.

6.4.1 Membresía simple

La simple “membresía” en una organización no federal normalmente no generará conflictos de intereses financieros ni preocupaciones de imparcialidad.

6.4.2 Participación “activa”

Un participante activo podría estar sujeto a posibles medidas disciplinarias por tomar medidas oficiales (ya sea por decisión, recomendación, asesoramiento, investigación, etc.) sobre cualquier asunto que se le presente a él o a sus subordinados y que afecte los intereses de la organización no federal en la que participa, si las circunstancias de esa acción oficial harían que una persona razonable cuestionara su imparcialidad. Esto constituiría una pérdida de imparcialidad según la Parte 2635, subparte E del Título 5 del CFR. Estos asuntos deberían remitirse a otro empleado de la oficina o agencia del USDA para que se tomen medidas o al Funcionario Adjunto de Ética para determinar si se puede justificar una exención administrativa.

Por ejemplo, un empleado del APHIS que presida un comité de la Asociación de Salud Animal de los Estados Unidos convocado para tratar cuestiones relacionadas con la misión de la agencia puede presidir una votación para presentar una resolución al APHIS en su carácter personal y no en su carácter oficial. El empleado debe evitar tomar cualquier medida oficial (de la agencia) con respecto a la asociación si las circunstancias de esa medida harían que una persona razonable cuestionara su imparcialidad sin buscar primero la aprobación de la gerencia con el consentimiento de un asesor de ética.

6.4.3 Desempeño de funciones gerenciales, fiduciarias o laborales a título personal

En su carácter personal, un empleado federal puede desempeñar un papel de gestión/fiduciario o de empleo (funcionario, director, fiduciario, socio general o empleado) en una organización no federal. Sin embargo, un empleado federal que desempeñe dicho papel se expone a posibles sanciones penales si toma medidas oficiales en asuntos que involucren a la organización no federal. Si usted se desempeña como fiduciario o empleado en una organización no federal, se considera que, a los efectos del 18 USC § 208, posee los intereses financieros de la organización. En este sentido, debe recordarse que el USDA no puede pagar los viajes (consulte la Sección 6.5), los gastos, el tiempo oficial, los suministros y el uso de equipos que se utilicen para llevar a cabo los fines administrativos de la organización, ya que eso podría convertir la participación de personal a oficial. (Compare esto con la sección 7.4.2. “Desempeño de funciones de gestión/fiduciario o de empleo en la capacidad oficial de una persona”).

6.5 Costos de viaje

En general, los fondos federales para viajes no pueden utilizarse en relación con la participación de un empleado del USDA en una organización no federal a título personal. De manera similar, en términos de participación personal en organizaciones no federales, los empleados no pueden utilizar tarjetas de crédito para viajes del gobierno ni reservar pasajes de avión contratados por el gobierno. En la sección 8, “Conferencias y reuniones de negocios internas”, se analiza una excepción a esta regla.

7. Participación oficial

Un funcionario o empleado del USDA puede participar en las actividades de organizaciones no federales mientras esté “en horario laboral” y a expensas del gobierno con el fin de brindar/recibir capacitación o actividades relacionadas o, en algunos casos, como enlace del USDA con la organización. Lo que puede hacer en nombre de la organización en una función gubernamental oficial es más restrictivo que en su función personal.

7.1 Recaudación de fondos en carácter oficial

Según el Título 5 del Código de Regulaciones Federales (5 CFR § 2635.808(c), en ausencia de una autoridad explícita contenida en un estatuto, una orden ejecutiva o un reglamento, un empleado no puede participar en una función oficial en la recaudación de fondos para una organización no federal. La única participación oficial generalmente autorizada en la recaudación de fondos es en relación con el Código de Regulaciones Federales (CFC) según la Parte 950 del Título 5 del Código de Regulaciones Federales (5 CFR Part 950). Sin embargo, PUEDE pronunciar un discurso oficial (uno pronunciado en su función oficial) en una recaudación de fondos que aborde temas relevantes para sus funciones oficiales en el USDA, siempre que su oficina o agencia componente haya determinado que el evento es un foro adecuado para la presentación de dicho discurso y NO solicite donaciones u otro tipo de apoyo para la organización.

7.2 Lobby con fondos asignados

Según el título 18 USC § 1913, los empleados federales deben evitar usar fondos asignados para participar en actividades de cabildeo de base para presionar al Congreso con respecto a la legislación (por ejemplo, en horario oficial, en capacidad oficial o con recursos del gobierno).

7.3 Compensación dual

Según el artículo 209 del título 18 del Código de los Estados Unidos, no puede aceptar ni solicitar compensación de una fuente no federal por el desempeño de sus funciones oficiales. Si participa en una organización no federal en su carácter oficial, el gobierno federal le está pagando a través de su salario federal por dicha participación. Aceptar un pago complementario de una organización no federal directamente relacionada con su participación oficial constituiría una compensación doble ilegal, ya sea en forma de salario, pago contractual u honorario.

Nota: La aceptación de los costos de viaje en nombre del USDA de conformidad con el 31 USC § 1353 no constituye una compensación doble ni un aumento indebido de los fondos asignados.

7.4 Participación oficial e intereses financieros conflictivos

7.4.1 Funciones no gerenciales/fiduciarias y de enlace con agencias

Funciones no gerenciales/no fiduciarias . Si usted es miembro o tiene un puesto en una organización no federal que no tiene ninguna responsabilidad gerencial/fiduciaria con esa organización y no crea una relación laboral, no existen prohibiciones éticas con el simple hecho de ser miembro o desempeñar ese puesto en una capacidad oficial. Los puestos no gerenciales/no fiduciarios podrían incluir desempeñarse como presidente o miembro de un comité o subcomité de trabajo que se ocupe de asuntos técnicos o profesionales, pero no de asuntos administrativos internos en la organización; participar en la organización en un rol de asesoramiento, enlace o consulta (ver “Servicio como enlace del USDA” a continuación); o desempeñarse como funcionario en la organización si está claro que no tiene ningún deber gerencial o fiduciario con la organización. La Oficina de Asesoría Jurídica (“OLC”) del Departamento de Justicia (DOJ) ha determinado que el servicio de un empleado del gobierno como director de una organización no federal no viola el artículo 208 del Título 18 del Código de los Estados Unidos si las reglas de la organización designan al funcionario federal como miembro de la junta directiva de la organización y ni las reglas de la organización ni la ley estatal imponen un deber fiduciario hacia la organización a dicho director. Memorándum de la OLC, 22 de junio de 1994, pág. 3. La OLC también ha determinado que el servicio de un empleado del gobierno como presidente de un comité o subcomité de trabajo de una organización no federal no viola el artículo 208 del Título 18 del Código de los Estados Unidos si el puesto no impone ningún deber fiduciario, no crea ninguna relación laboral y no se ocupa de asuntos administrativos en la organización. Memorándum de la OLC, 24 de agosto de 1998, pág. 3.

Sin embargo, cuando un empleado federal presta servicios en una organización no federal en un puesto no gerencial o no fiduciario, persisten otras preocupaciones éticas, como la aceptación de obsequios indebidos por parte del empleado, la recaudación de fondos, el cabildeo y la doble remuneración. También pueden surgir otras preocupaciones legales no relacionadas con la ética, como el alcance del empleo (si sus actividades para su organización están dentro del alcance de sus deberes federales a los efectos de la responsabilidad personal o federal) y el aumento de los fondos asignados mediante la solicitud y aceptación de obsequios al USDA o a su oficina o agencia dentro del USDA.

Servicio como enlace del USDA . Cuando una organización no federal está estrechamente alineada con un programa del USDA, puede ser de interés para su oficina o agencia que usted participe en calidad de enlace con la junta directiva de esa organización. En esa calidad, usted está presente únicamente como representante del USDA. Los problemas éticos relacionados con el servicio en ese puesto normalmente no surgen porque usted está cumpliendo una tarea asignada y no es legalmente responsable de la gestión de la organización. En ese rol, usted debe limitar sus acciones a asesoramiento, enlace o consulta para que quede claro que usted representa al USDA y no ha asumido una obligación fiduciaria con la organización no federal. Para mantener la claridad de la naturaleza consultiva, de enlace o de asesoramiento de su rol, usted no debe asumir la toma de decisiones ni la responsabilidad administrativa en la organización no federal. Sin embargo, el servicio como presidente o miembro de un comité o subcomité de trabajo que no impone ningún deber de gestión o fiduciario a la organización, no crea ninguna relación laboral y se ocupa de asuntos técnicos o profesionales y no de asuntos administrativos internos de la organización está permitido como parte de una función de asesoramiento, enlace o consulta. También puede comunicar los intereses y políticas del Departamento al órgano rector de la organización e informar al USDA sobre las posiciones de la organización. Los viajes y los gastos para cumplir con esta función de enlace pueden y deben estar cubiertos por el Departamento. (Véase el ejemplo del Jefe del Servicio Forestal en la sección 7.4.2, específicamente “Autorización estatutaria” a continuación).

7.4.2 Desempeño de funciones gerenciales, fiduciarias o laborales en el ejercicio oficial de funciones

En general, los empleados del USDA no pueden ejercer su función oficial como funcionarios, directores, fideicomisarios, socios generales o empleados de una organización no federal. Según el Memorándum de la OGC del 2 de enero de 1998, “la simple participación oficial [en dicha función] constituye una participación oficial prohibida que involucre los intereses financieros de una junta en la que el funcionario se desempeña como director”. (Énfasis en el original).

Antecedentes . La orientación anterior puede parecer contraria a las prácticas anteriores de las agencias y los empleados. El origen de las discusiones sobre el papel oficial de los empleados federales en organizaciones no federales es una serie de memorandos emitidos por la OLC a partir de junio de 1994. (Las agencias deben acatar el asesoramiento del DOJ en cuanto al significado de la ley penal federal). En esencia, los memorandos de la OLC concluyen que, en general, el 18 USC § 208 prohibiría a los empleados federales desempeñar los roles antes mencionados para organizaciones no federales en sus capacidades oficiales. La Sección 208 prohíbe a un funcionario o empleado del poder ejecutivo participar como funcionario del gobierno en cualquier "asunto particular" en el que una "organización en la que se desempeña como funcionario, director, fiduciario, socio general o empleado tenga un interés financiero". Los memorandos concluyen que el servicio es en sí mismo la participación en un asunto particular que involucra a la organización y, por lo tanto, el servicio es per se indebido.

Aplicabilidad . La restricción no se aplica en las siguientes circunstancias:

Servicio en calidad de funcionario admisible . Cuando el servicio impone obligaciones fiduciarias, el servicio en calidad de funcionario está prohibido a menos que: (1) el servicio esté específicamente autorizado por la ley; o (2) el empleado reciba una exención individual en virtud de la ley de conflicto de intereses que le permita prestar servicio en calidad de funcionario.

Autorización estatutaria . La autorización específica en el estatuto significa que el estatuto permitirá o requerirá que un titular de un puesto específicamente designado en la agencia participe en un puesto específicamente designado en la organización no federal. Como ejemplo, el 16 USCA § 583j-1(a) establece que: “El Jefe del Servicio Forestal será un miembro ex officio sin derecho a voto de la Junta [de la Fundación Forestal Nacional]”. Una agencia deberá consultar con la Oficina de Ética (OE), el USDA y/o la Oficina del Asesor General, para determinar cuándo un estatuto autoriza el servicio de capacidad oficial.

Renuncia . Las normas gubernamentales imponen requisitos estrictos para calificar para una renuncia individual de la ley de conflicto de intereses. La Oficina de Ética Gubernamental, con la que la OE debe consultar a su vez, desalienta las renuncias para este propósito. El servicio de capacidad oficial significa que la agencia está participando en la gestión de la organización no federal; por lo tanto, la agencia podría encontrarse responsable de cualquier agravio cometido por el empleado en su servicio en nombre de la organización no federal, y posiblemente por otras acciones de la organización. Antes de considerar esta opción, la oficina o agencia del USDA que lo emplea debe poder articular una necesidad de que el USDA gestione la organización no federal que anule tales preocupaciones éticas y legales, y debe consultar con la OGC sobre la exposición a la responsabilidad del USDA y sus empleados, personalmente. En el caso extraordinario en el que una oficina o agencia del USDA desee emitir una renuncia individual para permitir el servicio de capacidad oficial, primero debe consultar con la OE.

•   No se aplica a la participación a título personal. Si usted desempeña un cargo administrativo/fiduciario o de empleo en una organización no federal y lo hace a título personal, consulte la sección 6.4.3 anterior.

• No se aplica a funciones de asesoramiento. Como se explicó en la sección 7.4.1 anterior, las funciones de asesoramiento oficial, por influyentes que sean, no dan lugar a esta prohibición.
• No se aplica a algunas organizaciones informales no federales. Los memorandos de la OLC aplican la restricción solo cuando existe una obligación fiduciaria o una relación laboral. Algunas organizaciones informales no federales, como los grupos de discusión ad hoc, no tienen existencia formal ni funciones (como la recaudación de cuotas) que impongan deberes fiduciarios a los miembros o funcionarios, independientemente de los títulos de los funcionarios de la organización, y tampoco crean una relación laboral. Por lo tanto, la restricción no se aplica a dichas organizaciones. En general, las organizaciones que imponen deberes fiduciarios a las personas que ocupan puestos dentro de la organización serán corporaciones, con o sin fines de lucro, o sociedades. Sin embargo, esta no es la prueba para la aplicación de la restricción. La prueba es si las reglas de la organización o la ley estatal imponen o no una relación fiduciaria a los titulares de puestos en la organización, o si se crea una relación laboral. Si ocurre cualquiera de estas situaciones, se aplica la restricción. Debe asegurarse de que su puesto o sus acciones en una organización no federal no estén vinculados a ninguna relación fiduciaria o laboral antes de asumir el cargo o las acciones en su carácter oficial como empleado federal. (Como la mayoría de los asesores éticos no están obligados a conocer bien las leyes estatales que rigen las obligaciones fiduciarias y las relaciones laborales, es posible que deba consultar con el asesor general o el abogado de la organización).

8. Conferencias y reuniones internas de negocios

Muchas organizaciones no federales programan reuniones administrativas o de negocios internas de la organización en conjunto con sus conferencias y seminarios. Esto ocurre a menudo en relación con asociaciones científicas y profesionales. Las agencias a menudo envían a sus empleados profesionales, a expensas del gobierno y como parte de sus deberes oficiales, para asistir y/o participar en dichas conferencias o seminarios. Un empleado del USDA puede asistir a la reunión de negocios de la organización a título personal, siempre que dicha asistencia se produzca fuera del horario laboral normal y no incurra en costos de viaje adicionales para el gobierno. Por ejemplo, la reunión de negocios puede celebrarse por la tarde o durante un almuerzo de trabajo. Alternativamente, la reunión de negocios puede programarse para el día anterior o posterior a la conferencia, en cuyo caso la administración puede aprobar vacaciones anuales o administrativas para el día en cuestión. En estos casos, se esperaría que el empleado cubra su propio alojamiento y subsistencia para ese día adicional en el lugar de la conferencia.

9. Documentación de participación oficial

Para cada empleado que participe en las actividades de organizaciones no federales en calidad de oficial (ver la definición de "Carácter oficial o participación" más arriba), se debe completar un Nombramiento como Enlace de la Agencia y devolverlo al funcionario que lo designó.