Documentando su servicio público
Introducción
Esta guía proporciona a todos los empleados del Gobierno, incluidos los funcionarios superiores de las agencias y los funcionarios designados por motivos políticos, información sobre sus responsabilidades en la gestión de los registros federales. El conocimiento de esta guía y una planificación cuidadosa y anticipada ayudarán a los empleados durante su servicio federal. Esta guía identifica las responsabilidades de conservación de registros y explica cómo distinguir los registros federales de otra información registrada, incluidos los materiales personales.
Los registros federales son activos comerciales importantes que tienen un valor permanente para proteger los derechos e intereses del público, hacer que los funcionarios rindan cuentas de sus acciones y documentar la historia de nuestra nación. Los empleados del gobierno crean y mantienen registros federales como parte integral de sus responsabilidades.
Instituir buenas prácticas de mantenimiento de registros ayuda a las agencias a:
- minimizar costos y operar de manera más eficiente;
- Mejorar el rendimiento, la transparencia y la rendición de cuentas mediante la documentación de acciones y decisiones; y
- Identificar y transferir registros históricos de valor permanente a los Archivos Nacionales de los Estados Unidos.
Esta guía no se aplica a los registros presidenciales creados conforme a la Ley de Registros Presidenciales (PRA). Los registros presidenciales se gestionan por separado de los registros federales. Las preguntas relacionadas con la determinación de si los materiales documentales son o no registros presidenciales deben dirigirse al Asesor Jurídico de la Casa Blanca.
¿Qué son los registros federales?
Los registros federales son toda la información registrada, independientemente de su forma o características, que haya sido creada o recibida por una agencia federal conforme a la ley federal o en relación con la transacción de asuntos públicos. Los registros federales deben ser conservados por una agencia -como evidencia de la organización, funciones, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades del Gobierno de los Estados Unidos o debido al valor informativo de los datos que contienen- hasta que se autorice su eliminación como registros temporales o su transferencia a los Archivos Nacionales como registros permanentes.
Los registros federales existen en muchas formas, incluidas, entre otras:
- grabaciones de audio y video
- Dibujos arquitectónicos, de ingeniería y otros
- archivos de diseño asistido por computadora
- mensajes electrónicos, incluidos correos electrónicos, mensajes instantáneos y mensajes de texto
- mapas e información geoespacial
- memorandos
- fotografías
- presentaciones
- contenido de redes sociales
- informes estadísticos y narrativos
- registros web
Muchos factores contribuyen a determinar si la información registrada califica como registro federal. Si la respuesta a cualquiera de las siguientes preguntas es "sí", el elemento es un registro federal.
- ¿La agencia requirió la creación o presentación y mantenimiento de la información?
- ¿Se utilizó la información para realizar o facilitar negocios de la agencia?
- ¿El artículo contiene información única que explica la formulación de políticas y decisiones importantes del programa?
- ¿Se distribuyó la información a otras oficinas o agencias para su aprobación o autorización formal?
- ¿La información está cubierta por un ítem de un programa o reglamento de registros de una agencia?
Los registros federales son propiedad de la agencia, no del empleado individual, y no deben eliminarse sin la aprobación de la agencia. Los empleados del gobierno deben trabajar con el personal de gestión de registros de su agencia para garantizar que los registros contengan una descripción completa de su organización, funciones, políticas y actividades. Las agencias deben asegurarse de que sus registros estén completos y contengan la información necesaria para proteger los derechos del gobierno y del público. ( Véase 44 USC 3101 ).
¿Son los mensajes electrónicos registros federales?
Los mensajes electrónicos, incluidos los mensajes de correo electrónico, los mensajes de las redes sociales, los mensajes instantáneos y los mensajes de texto, son registros federales si cumplen con la definición mencionada anteriormente. Las agencias deben emitir instrucciones al personal sobre la gestión de los mensajes electrónicos que se determine que son registros federales. Los empleados que creen una cantidad significativa de registros permanentes deben consultar con el responsable de registros de su agencia para determinar la forma más eficaz de gestionar esos mensajes electrónicos.
Las cuentas personales y no oficiales solo deben usarse para realizar negocios de la agencia en circunstancias excepcionales. En 2014, se modificó la Ley de Registros Federales para exigir que un funcionario o empleado de una agencia ejecutiva no pueda crear o enviar un registro utilizando una cuenta de mensajería electrónica no oficial a menos que:
- copiar una cuenta oficial de mensajería electrónica del funcionario o empleado en la creación o transmisión original del registro; o
- reenviar una copia completa del registro a una cuenta oficial de mensajería electrónica del funcionario o empleado a más tardar 20 días calendario después de la creación o transmisión original del registro.
La guía de NARA requiere además que si un funcionario o empleado de una agencia ejecutiva recibe un mensaje electrónico en una cuenta personal, debe enviar una copia completa del registro a una cuenta de mensajería electrónica oficial del funcionario o empleado a más tardar 20 días calendario después de la creación o transmisión original del registro.
¿Cómo manejo mis cuentas de redes sociales?
Las cuentas de redes sociales creadas o utilizadas para asuntos oficiales de la agencia deben permanecer bajo el control de la misma. Cuando un empleado utiliza una cuenta personal de redes sociales para comunicarse con el público en nombre de la agencia, la cuenta puede convertirse en propiedad de la agencia y su contenido puede considerarse registros federales.
Cuando un empleado comienza o deja de hablar en nombre de la agencia, debe indicar su cambio de estado en la plataforma de redes sociales. Una buena práctica es crear cuentas exclusivas administradas por la agencia cuando un empleado comienza a usar las redes sociales con fines oficiales. Esto permite una clara distinción entre cuándo un empleado actúa en calidad oficial o personal. Por ejemplo, el nombre de usuario de un empleado del gobierno podría ser su cargo, acrónimo o función en lugar de su nombre personal. Al dejar el servicio gubernamental, un empleado que desee seguir usando las mismas plataformas de redes sociales por motivos personales deberá crear nuevas cuentas en las redes sociales.
¿Qué son los materiales personales?
Los materiales personales se refieren a documentos que no están relacionados con las actividades de la agencia ni tienen efecto sobre ellas. Los materiales personales pertenecen a una persona, no a la agencia ( véase 36 CFR 1220.18 ). Tradicionalmente, los materiales personales han incluido las siguientes categorías:
- Expedientes comerciales o profesionales creados antes de ingresar al servicio gubernamental
- Archivos de referencia, por ejemplo, revistas de asociaciones profesionales o materiales de biblioteca.
- copias de su expediente personal oficial que se creó cuando ingresó al servicio federal
- Correspondencia personal, correos electrónicos y otros materiales que documenten actividades comerciales o políticas externas no relacionadas con los negocios de la agencia.
Los empleados pueden retirar material documental de naturaleza puramente personal cuando dejan la agencia. Sin embargo, los empleados suelen mezclar sus archivos personales y oficiales. En esas situaciones, la agencia puede tener que revisar y aprobar la eliminación de material personal para garantizar que todos los registros federales se conserven adecuadamente y se cumplan las políticas de la agencia. Los empleados deben consultar al personal de gestión de registros de la agencia, al asesor legal u otros funcionarios designados para que los ayuden a determinar si los archivos son personales o federales.
Como práctica recomendada, los empleados no deben realizar operaciones personales en las cuentas oficiales de la agencia ni en los sistemas de tecnología de la información. Como recordatorio, si un funcionario o empleado de una agencia ejecutiva crea o recibe un mensaje electrónico en una cuenta personal, debe enviar una copia completa del registro a una cuenta oficial de mensajería electrónica del funcionario o empleado a más tardar 20 días calendario después de la creación o transmisión original del registro.
¿Qué deben hacer los empleados del gobierno al ingresar al servicio federal?
Los empleados deben comunicarse con el personal de gestión de registros de su agencia para recibir información sobre los requisitos específicos de conservación de registros de la agencia. Además, deben seguir estas prácticas recomendadas:
- Implementar las instrucciones de gestión de registros emitidas por el personal de gestión de registros de la agencia, incluidas las pautas sobre la creación de registros y los procedimientos para capturar registros federales.
- Documentar el contenido de las reuniones y conversaciones donde se toman decisiones, se resuelven problemas o se establecen políticas.
- Mantenga los materiales personales separados de las cuentas o sistemas oficiales. Esto evita la laboriosa y difícil tarea de revisar materiales voluminosos al salir de la agencia.
- Asegúrese de que la información comercial del Gobierno se extraiga de documentos que contengan una combinación de asuntos personales y comerciales e incluya la información comercial en los archivos de la agencia.
¿Qué deben hacer los empleados del gobierno cuando dejan el servicio federal?
Al dejar el servicio federal, los empleados del gobierno deben tomar medidas para garantizar que todos los registros federales se gestionen y conserven adecuadamente hasta su disposición autorizada. Debe comunicarse con el personal de administración de registros de su agencia para determinar si ya existe un proceso de autorización de salida en su agencia. Las posibles responsabilidades que se le pueden solicitar que realice incluyen garantizar que los registros se identifiquen y capturen adecuadamente de:
- cuentas de correo electrónico, redes sociales o mensajería electrónica;
- todos los consejos, comités o juntas asesoras internas y externas en las que haya participado; y
- informes al Congreso y/o al Presidente, discursos, testimonios o correspondencia importante.
Los registros federales deben mantenerse bajo el control del Gobierno. Los empleados generalmente pueden tomar copias adicionales de los registros federales que ya están disponibles públicamente, sujeto a la revisión y aprobación de cada agencia. Cualquier eliminación de información está sujeta a la revisión de los funcionarios de su agencia. La aprobación debe otorgarse solo si se cumplen todas las siguientes condiciones:
- la eliminación no afectaría negativamente los registros oficiales de la agencia;
- la eliminación no tendría ningún costo para la agencia;
- los materiales no contienen información clasificada de seguridad nacional;
- la información eliminada no está sujeta a la Ley de Privacidad de 1974 (5 USC 552a); y
- la divulgación de la información eliminada no esté prohibida de otro modo por la ley.
Sin embargo, al determinar si se permite a los empleados que se van retirar copias de los registros federales, la agencia también debe considerar en qué medida dicha eliminación podría afectar la capacidad de la agencia para invocar diversos privilegios legales, y debe considerar el uso de acuerdos de confidencialidad en los casos apropiados. En esos casos, la agencia también debe revisar y aprobar la eliminación de materiales personales para garantizar que se cumplan correctamente todas las políticas de la agencia.
¿Pueden los ex empleados del gobierno seguir teniendo acceso a información clasificada?
El uso de registros clasificados después de dejar el servicio gubernamental se rige por la Orden Ejecutiva vigente que rige la "Información clasificada de seguridad nacional". La Orden exige que la información clasificada permanezca bajo el control de la agencia de origen o de su sucesor en funciones. Un funcionario o empleado que deja una agencia no puede retirar la información clasificada del control de la agencia.
Sin embargo, la Orden permite a los ex empleados acceder a información clasificada en circunstancias limitadas. La Orden establece que las agencias pueden otorgar acceso a información clasificada solo cuando la persona tiene una autorización de seguridad de un nivel apropiado, ha firmado un acuerdo de confidencialidad y tiene una "necesidad de conocer" la información. Sin embargo, el requisito de "necesidad de conocer" puede no aplicarse a las personas que participan en la investigación histórica y a los funcionarios designados por el presidente que anteriormente ocuparon puestos de formulación de políticas. Las exenciones pueden otorgarse solo si la agencia de origen:
- determina por escrito que el acceso es compatible con los intereses de la seguridad nacional;
- toma las medidas adecuadas para proteger la información clasificada de la divulgación o compromiso no autorizados y garantiza que la información esté protegida de una manera coherente con la Orden Ejecutiva; y
- limita el acceso de ex funcionarios presidenciales a los artículos que crearon, revisaron, firmaron o recibieron mientras estaban en el cargo.
Consulte con los funcionarios de seguridad de la información de su agencia si tiene alguna pregunta relacionada con el acceso continuo a información clasificada.
¿Los registros federales que creo irán a los Archivos Nacionales?
Los registros que usted crea como empleado del Gobierno podrían algún día convertirse en parte de los Archivos Nacionales. La misión de NARA es proporcionar acceso público a los registros federales bajo su cuidado. NARA también es responsable de supervisar la gestión de registros en todo el Gobierno y trabaja con agencias para determinar durante cuánto tiempo se conservan los registros. Los registros permanentes finalmente se transfieren a los Archivos Nacionales para su conservación y acceso público. Sin embargo, no todos los registros son permanentes. De hecho, la mayoría de los registros son temporales y algún día se eliminarán. Como empleado federal, es muy importante trabajar con el personal de gestión de registros de su agencia para conocer qué requisitos se aplican a los registros que usted crea.
¿Dónde puedo encontrar más información y asistencia?
Cualquier pregunta que pueda tener sobre la gestión de registros debe dirigirse primero al funcionario de registros de su agencia y al personal de gestión de registros. NARA mantiene una lista de funcionarios de registros en su sitio web.
Hay orientación adicional disponible en:
- Sitio web de gestión de registros de NARA
- Boletín NARA 2015-02: Orientación sobre la gestión de mensajes electrónicos
- Boletín NARA 2014-02: Orientación sobre la gestión de registros de redes sociales
- Boletín NARA 2013-03: Orientación para empleados de agencias sobre la gestión de registros federales, incluidas las cuentas de correo electrónico, y la protección de registros federales contra la eliminación no autorizada
- Guía de gestión de registros para personas designadas políticamente
- Modelo de listas de verificación de entrada y salida para la gestión de información y registros federales
Actualizado el 25 de octubre de 2016
