Adaptación razonable

¿Qué es una adaptación razonable?

• Una modificación o ajuste a un proceso de solicitud de empleo que permite que un solicitante calificado con una discapacidad sea considerado para el puesto.
• Una modificación o ajuste al entorno de trabajo que permite a un empleado con una discapacidad realizar las funciones esenciales de ese puesto.
• Una modificación o ajuste que permite que un empleado con una discapacidad disfrute de los mismos beneficios y privilegios del empleo que los empleados sin discapacidades.
  

¿Qué son los Servicios de Asistencia Personal?

PAS es una ayuda para personas con discapacidades específicas que les permite realizar actividades de la vida diaria que normalmente realizarían si no tuvieran una discapacidad. Algunos ejemplos incluyen, entre otros:

• Ayuda para quitarse y ponerse la ropa.
• Comiendo
• Uso del baño. (29 CFR § 1614.203)

¿Qué es una discapacidad?

Un impedimento físico o mental que limita sustancialmente una o más de las actividades principales de la vida de dicha persona; un historial de dicho impedimento; o ser considerado como alguien que tiene dicho impedimento. (29 CFR § 1630.2(g)

¿Qué es una discapacidad específica?

Una discapacidad designada como “discapacidad o condición de salud específica” en el formulario OPM SF-256 o una discapacidad que se incluya en una de las primeras 12 categorías de discapacidad enumeradas en la Parte A de la pregunta 5 del Formulario de información demográfica de los solicitantes de la EEOC. (29 CFR § 1614.203)

¿Quién es un individuo con una discapacidad calificada?

Con respecto a una persona con una discapacidad, alguien que satisface las habilidades, la experiencia, la educación y otros requisitos relacionados con el trabajo del puesto de trabajo que dicha persona ocupa o desea y, con o sin RA, puede realizar las funciones esenciales de dicho puesto. (29 CFR § 1630.2)

Ejemplos de adaptaciones razonables para empleados

Ejemplos de adaptaciones razonables para los solicitantes

• Lectores e intérpretes de lenguaje de señas; y Ubicaciones accesibles para reclutamiento, entrevistas, pruebas y otros componentes del proceso de solicitud.
• Software de ampliación de pantalla, software de activación por voz, lectores;
• Intérpretes de lengua de signos;
• Cambios en el lugar de trabajo, como bajar el dispensador de toallas de papel en el baño de un empleado o ajustar la iluminación en la estación de trabajo de un empleado; y
• Teletrabajo.

Responsabilidades del solicitante

• Para obtener ayuda con el proceso de solicitud, comuníquese con el especialista en recursos humanos que figura en el anuncio de vacante lo antes posible.
• Para obtener ayuda para participar en el proceso de entrevista, notifique a la persona que organiza o realiza la entrevista.
• Para otras solicitudes de RA, comuníquese con el Coordinador de Adaptación Razonable de la agencia o el punto de contacto para su procesamiento.

Responsabilidades del empleado

• Pedido
  Solicitar Adaptación Razonable (RA) o Servicios de Asistencia Personal (PAS) de forma oral o escrita (también puede hacerlo alguien en su nombre).
• Proporcionar
  A solicitud del Coordinador de Adaptaciones Razonables, proporcionar documentación médica.
• Comprometer
  Participe en el proceso interactivo. Hable con su supervisor o RAC sobre las limitaciones y necesidades.
• Trabajar
  Trabaje con su supervisor para identificar posibles adaptaciones.

Responsabilidades del supervisor o funcionario encargado de la contratación

• Responder a la solicitud de RA o PAS del empleado o solicitante de manera oportuna.
• Trabaje con el empleado y el RAC durante todo el proceso.
• Si se necesita documentación médica, remita al empleado o solicitante al RAC. No solicite ni acepte documentación médica.
• Identificar las funciones esenciales del puesto del empleado.
• Participe activamente en el proceso interactivo para ayudar a encontrar un RA para el solicitante o empleado calificado
• Hable con el empleado sobre sus limitaciones y necesidades.
• Implementar un RA o PAS efectivo para los solicitantes y empleados aprobados, cuando corresponda.
• Implementar un RA o PAS efectivo para los solicitantes y empleados aprobados, cuando corresponda.
• Proporcionar justificación para las denegaciones de alojamiento.
• Sea flexible y respete los requisitos de confidencialidad.

Responsabilidades del coordinador de adaptaciones razonables

• Responder a la solicitud de RA o PAS del empleado o solicitante de manera oportuna.
• Proporcionar y recibir la documentación requerida para el RA o PAS solicitado.
• Solicitar información médica, si es necesario.
• Determinar si el empleado o solicitante es elegible para una adaptación.
• Ayudar al supervisor y al empleado con el proceso interactivo, si es necesario.
• Ayudar al supervisor y al empleado a identificar posibles adaptaciones efectivas, si es necesario.
• Mantener la documentación de RA y la información médica de forma segura.

Una vez que se recibe una solicitud de adaptación, el empleado/solicitante y el supervisor del empleado o el funcionario de contratación participarán en un proceso interactivo para determinar qué necesita el individuo e identificar adaptaciones razonables y servicios de asistencia personal apropiados y efectivos.

El propósito del proceso interactivo es determinar qué adaptaciones se deben proporcionar, si es necesario.

Participar activamente en el proceso interactivo garantizará un procesamiento oportuno y eficiente de las solicitudes de adaptación razonable y servicios de asistencia personal.

Partes esenciales del proceso interactivo

• Interactuar en las comunicaciones mediante un compromiso continuo entre la persona, su supervisor inmediato, gerente, funcionario decisorio y especialista en RA. Esta comunicación puede ser oral, escrita o ambas.
• Involucrar a gerentes y empleados de acuerdo con los plazos prescritos involucrados en el proceso de RA.
• Explicar los diferentes roles y responsabilidades del especialista en RA, del individuo y del supervisor.
• Explicar el proceso de RA, de principio a fin, incluyendo el alojamiento de último recurso, previendo e incluyendo momentos de enseñanza para todas las partes involucradas.
• Explicar la necesidad de una documentación médica adecuada y funciones esenciales.
• Comprender la diferencia entre discapacidades ocultas, discapacidades conocidas y discapacidades obvias.

• La naturaleza de la discapacidad del individuo (diagnóstico y pronóstico).
• Si se conoce, debe indicar si la RA es indefinida o temporal.
• La necesidad del individuo de una AR.
• Cómo la adaptación solicitada ayudará a la persona a realizar las funciones esenciales de un trabajo.
• El RAC podrá solicitar documentación médica complementaria pertinente si la información presentada por el solicitante no proporciona información adecuada para cumplir con el requisito establecido anteriormente.

• El plazo para procesar una solicitud de RA comienza cuando se realiza una solicitud escrita u oral al funcionario contratante, supervisor, gerente o RAC.
• Si se realiza una solicitud a un supervisor o gerente, éste deberá confirmar rápidamente la solicitud y reenviarla al RAC dentro de los 5 días hábiles.
• Salvo circunstancias atenuantes, una solicitud de RA debe ser reconocida formalmente por el RAC dentro de los 5 días hábiles siguientes a la solicitud utilizando el formulario AD-1163 con una copia al empleado o su representante.
• Cuando corresponda, el RAC solicitará al solicitante la documentación médica pertinente y necesaria dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud.
• Salvo circunstancias atenuantes, la Administración debe proporcionar notificación por escrito de aprobación o rechazo al solicitante no más de 30 días hábiles a partir de la fecha en que se realizó la solicitud.
• Cuando se puede proporcionar una RA en menos del tiempo máximo permitido, no proporcionar la adaptación de manera rápida puede resultar en una violación de la ley federal y la política del USDA.
• Cuando hay una demora en el procesamiento de una solicitud o en la provisión de una RA, la agencia debe notificar rápidamente al empleado el motivo de la demora, incluidas cualquier circunstancia atenuante que justifique la demora.
• Cuando los hechos y circunstancias conocidos por la agencia hacen que sea razonablemente probable que un empleado tenga derecho a una RA, pero la RA no se puede proporcionar de inmediato, la agencia debe proporcionar una adaptación provisional que permita al empleado realizar algunas o todas las funciones esenciales de su trabajo, si es posible hacerlo sin imponer dificultades indebidas a la agencia.

En forma narrativa, describa la labor del puesto.

• Sea específico al incluir si este trabajo es sedentario o no.
• Explique si se requiere un entorno de oficina.
• Determinar el esfuerzo físico requerido para realizar el trabajo.
• Proporcionar información sobre la cantidad de uso de la computadora involucrado, incluido el nivel de disponibilidad y capacidad de respuesta al liderazgo y a los clientes electrónicamente y por teléfono.

Co-ubicación: Indique si los empleados de la unidad están co-ubicados y si la base de clientes atendida por la unidad también está co-ubicada.

Explique si sería obvio si el trabajo realizado por el empleado se realiza en una instalación del USDA o desde un sitio remoto (teletrabajo).

Describa si alguna de las tareas impediría al empleado trabajar desde una ubicación alternativa, incluida una oficina en casa.

Incluya cualquier excepción al trabajo remoto, como capacitación obligatoria fuera del sitio para mantener las certificaciones).

• Una solicitud de RA es estrictamente confidencial.
• Toda documentación médica obtenida en relación con la solicitud es confidencial y la conserva el RAC.
• La documentación de RA debe almacenarse separada del expediente personal del empleado.
• El RAC puede compartir cierta información, sin revelar una discapacidad, con el supervisor, gerente u otros funcionarios de la agencia de un empleado, según sea necesario, para tomar determinaciones apropiadas sobre una solicitud.

• Factores a tener en cuenta para determinar si una adaptación impondría una carga excesiva.
• El tipo de operación u operaciones de la entidad cubierta, incluida la estructura laboral y las funciones de la fuerza laboral de dicha entidad, y la separación geográfica y la relación administrativa o fiscal de la instalación.
• La naturaleza y el coste neto del alojamiento necesario, tomando en consideración la disponibilidad de financiación de los recursos financieros generales de la agencia.
• El impacto del alojamiento sobre el funcionamiento de la agencia, incluido el impacto sobre la capacidad de otros empleados para realizar sus tareas y el impacto sobre la capacidad de la agencia para realizar negocios.

• Una solicitud para llevar un animal de servicio o un animal de apoyo emocional (incluido un animal de consuelo o terapia) al trabajo es una solicitud de RA. Es una solicitud para que la agencia modifique su política de no permitir animales en el lugar de trabajo.
• Aunque no se aborda específicamente en las disposiciones laborales de la ADA (Título I) y la Ley de Rehabilitación (Sección 501), la EEOC mantiene la posición de que permitir que una persona con una discapacidad lleve un animal de servicio o un animal de apoyo emocional para acompañarla al trabajo puede ser una RA.
• Un animal de servicio realiza una función o trabajo para una persona con una discapacidad que está relacionada con la discapacidad del individuo, como ayudar con la navegación o alertar a una persona de una posible convulsión.
• Un animal de apoyo emocional proporciona una presencia reconfortante.
• La Agencia no tiene que entrenar ni cuidar al animal de servicio o de apoyo emocional.
• La Agencia puede tener que permitir que el empleado tome licencia para entrenar al animal o llevarlo a una cita con el veterinario, o cuando el animal no esté disponible.
• Si la presencia del animal en el lugar de trabajo afecta a otro empleado debido a su discapacidad, la Agencia podría tener que proporcionar una RA al otro empleado.
• Las mejores prácticas incluyen:
  • Tratar la solicitud de llevar un animal de servicio o de apoyo emocional al lugar de trabajo como una solicitud de AR;
  • Determinar si el animal perturbaría el lugar de trabajo sugiriendo una demostración en la oficina para probar cómo se comportaría el animal en el lugar de trabajo; y/o
  • Considere un período de prueba.